BỘ BÀI GIẢNG

Quản lý dự án: Hiểu đúng & Làm thật

20 bài giảng biên soạn từ sách cùng tên (NXB Xây dựng, 2025)

Tác giả: Trương Văn Thiện

Giám đốc sáng lập PM Solutions Vietnam · pmsolutions.vn

PHẦN 1 · MỞ ĐẦU

Bài 1. Tại sao các dự án thất bại?

Thời lượng đọc ≈ 15 phút · Chương 1 sách “Quản lý dự án: Hiểu đúng & Làm thật”

Đừng soi xem người khác làm hay không làm; hãy nhìn lại chính mình có làm hay không làm.

— Theo ý Kinh Pháp Cú

MỤC TIÊU BÀI HỌC

Sau bài này, bạn có thể:

• Giải thích vì sao tỷ lệ dự án thành công trên thế giới vẫn rất thấp dù có nhiều chuẩn mực, chứng chỉ.

• Nhận diện năm “căn bệnh kinh niên” làm dự án thất bại và biểu hiện của chúng trong thực tế.

• Hiểu đạo “nội thánh, ngoại vương” như khung tư duy xuyên suốt khóa học.

• Tự vấn trách nhiệm của bản thân trước khi tìm nguyên nhân bên ngoài.

Nhiều tổ chức quốc tế đã ban hành nguyên tắc, phương pháp và quy trình quản lý dự án; hàng triệu người đã được đào tạo và cấp chứng chỉ. Thế nhưng tỷ lệ dự án thành công trên thực tế vẫn rất thấp. Bài học mở đầu đặt câu hỏi: vấn đề nằm ở đâu?

Một con số đáng suy ngẫm

Sách How Big Things Get Done tổng hợp cơ sở dữ liệu khoảng 16 nghìn dự án và cho thấy:

8,5%

đạt cả chi phí và tiến độ

Chưa đến một phần mười dự án về đích đúng hạn và trong ngân sách.

0,5%

đạt đủ chi phí, tiến độ và lợi ích

Cứ 200 dự án mới có một dự án đem lại đúng lợi ích đã cam kết.

Khi dự án thất bại, chúng ta thường viện dẫn rất nhiều nguyên nhân, chủ quan có, khách quan có. Nhưng ít khi chúng ta tự vấn một cách trung thực:

Mình có để thành kiến, định kiến hay sự tư lợi chi phối quyết định?
Mình có thiếu kiến thức, kỹ năng cần thiết để hoàn thành dự án?
Mình có nóng vội, chạy theo bệnh thành tích?
Mình có đùn đẩy trách nhiệm hoặc đổ lỗi cho người khác?

Sự tự vấn đó làm sáng tỏ năm căn bệnh kinh niên dẫn dự án đến thất bại.

Hình 1.1. Các nguyên nhân làm dự án thất bại.

Căn bệnh 1: Tư duy cái tôi vị kỷ

KHÁI NIỆM

Rủi ro dự án là một biến cố trong tương lai có khả năng xảy ra và sẽ ảnh hưởng đến dự án.

Dự án đối mặt với rất nhiều loại rủi ro, nhưng rủi ro lớn nhất lại nằm ở chính mỗi người làm dự án. Từ người có thẩm quyền cao nhất, người chỉ đạo, giám đốc dự án, đến kỹ sư và nhân viên, ai cũng đóng góp vào rủi ro tổng thể bằng hành vi, xét đoán và quyết định của mình.

Thành kiến, thiên kiến và tư duy lấy cái tôi làm trung tâm thường “vô thức” điều khiển lựa chọn: ưu tiên người thân, chọn nhà thầu “quen biết”, gạt bỏ ý kiến trái với lợi ích của mình, ra quyết định vội vàng khi dữ liệu còn thiếu hoặc méo mó.

Không ai loại bỏ hoàn toàn được thiên kiến. Nhưng khi nhận biết chúng và soi rọi quyết định bằng 10 tiêu chuẩn trí tuệ phổ quát, chúng ta cẩn trọng và công tâm hơn:

Rõ ràng	Đúng đắn	Chính xác	Liên quan	Chiều sâu
Chiều rộng	Logic	Quan trọng	Công bằng	Hoàn chỉnh

Căn bệnh 2: Môi trường dự án độc hại

Môi trường thiếu lành mạnh là hậu quả trực tiếp của sự lãnh đạo “độc hại”. Sách mô tả bốn kiểu điển hình:

Né tránh

Trì hoãn hoặc không muốn ra các quyết định quan trọng của dự án.

“Biết tuốt”

Luôn cho mình đúng, không lắng nghe, quyết định tùy hứng.

Thao túng

Chơi trò “bên trọng bên khinh”, chia rẽ đội ngũ.

“Gian hùng”

Bày mưu tính kế phục vụ lợi ích vị kỷ; nguy hại nhất.

Hạt giống của cả bốn kiểu lãnh đạo này đều có trong mỗi chúng ta. Việc cần làm là nhận diện để không tạo điều kiện cho chúng nảy mầm, bằng cách làm chủ thân và tâm, sống đúng với các giá trị đạo đức.

Ở phạm vi rộng hơn, môi trường độc hại còn hình thành từ những cách làm phổ biến giữa các bên:

Chọn nhà thầu giá thấp nhất nhưng thỏa hiệp các tiêu chí năng lực, kinh nghiệm.
Đàm phán hợp đồng để tối thiểu chi phí của mình và chuyển tối đa rủi ro sang bên kia, bất kể bên đó có đủ năng lực quản lý rủi ro hay không.

Kết quả là những “ốc đảo lợi ích”, thiếu tin cậy, không chia sẻ dữ liệu, dẫn tới khiếu kiện, tranh chấp, chậm trễ và đội vốn.

Căn bệnh 3: Năng lực thực thi yếu kém

Năng lực yếu kém biểu hiện ở bốn điểm: nhân sự không tinh thông, cơ cấu tổ chức cồng kềnh, vai trò trách nhiệm không rõ, phân cấp phân quyền chồng chéo.

Thiếu tiêu chuẩn năng lực: giám đốc dự án được chọn qua “quan hệ thân quen” hoặc cạnh tranh không lành mạnh. Nhân sự “dưới chuẩn” ở vị trí lãnh đạo thường rơi vào một trong bốn kiểu lãnh đạo độc hại, gây tác động tiêu cực kép.
Sơ đồ tổ chức hình thức: có sơ đồ nhưng không thể hiện phân cấp và vai trò; hoặc có sơ đồ tốt nhưng nhân sự không phù hợp, phải “gọt chân cho vừa giày”.
Phân quyền tùy hứng: nhiệm vụ không rõ, thay đổi theo ý chủ quan của lãnh đạo, dẫn đến xử lý công việc thiếu nhất quán.

Căn bệnh 4: Chuẩn bị hời hợt, quản lý nóng vội

“Kế hoạch bề nổi, cam kết vội vàng, khởi công nhanh chóng” là cách làm khá phổ biến. Nhiều dự án tổ chức lễ khởi công hoành tráng rồi im lìm. Những thiếu sót điển hình:

Nhiều công việc bị bỏ sót; nguồn lực khả dụng thực tế chưa được tính đến.
Các bên liên quan chưa được phân tích để mời gọi sự tham gia và hợp tác.
Dự toán thiếu tin cậy; rủi ro chỉ được đề cập lướt qua.
Mốc hoàn thành không được xây dựng kỹ và khả thi mà bị áp đặt từ cấp trên.

CẢNH BÁO: “HOÀN THÀNH KỸ THUẬT”

Có dự án chạy theo mốc do cấp trên ấn định rồi thêm hai chữ “kỹ thuật”: công trình “hoàn thành” khi chưa đáp ứng đủ yêu cầu kỹ thuật, tổ chức lễ báo công, rồi “trả lại” cho nhà thầu để xử lý tồn đọng. Không hiếm trường hợp gặp sự cố khi đưa vào sử dụng, tốn thêm chi phí và thời gian. Câu hỏi cần suy ngẫm: thành tích nhất thời hay lãng phí nguồn lực?

Căn bệnh 5: Quan liêu, vô cảm

Thế giới biến động với nhiều yếu tố bất định về pháp luật, chính trị, môi trường, khí hậu, công nghệ. Kế hoạch dù kỹ đến đâu cũng sẽ có “sai lệch”, chưa kể những sự kiện “thiên nga đen” không thể đoán trước.

Khi các bên minh bạch và kịp thời

Dấu hiệu “lệch chuẩn” được cảnh báo sớm, khắc phục sớm; khi có biến cố lớn, các bên đàm phán điều chỉnh mục tiêu theo nguyên tắc “cùng thắng” và dự án tiếp tục hành trình.

Khi quan liêu, nặng thủ tục

Xét duyệt qua nhiều cấp, đùn đẩy trách nhiệm, quyết định chậm trễ. Vấn đề tích tụ, việc cứu vãn ngày càng khó, tranh chấp, chậm trễ và đội vốn trở nên quá lớn.

Đạo “nội thánh, ngoại vương”

Sách Nam Hoa Kinh của Trang Tử cho rằng khi đạo “nội thánh, ngoại vương” (trong làm thánh, ngoài làm vương) bị lãng quên, người đời chỉ làm theo ham muốn của mình. Cũng vì bỏ quên đạo ấy mà chúng ta mắc năm căn bệnh trên.

NỘI THÁNH · BÊN TRONG

Tu dưỡng và xây nền

Tu dưỡng đạo đức nghề nghiệp, xây dựng bản sắc văn hóa, phát triển năng lực.

NGOẠI VƯƠNG · BÊN NGOÀI

Vận dụng và dẫn dắt

Vận dụng kiến thức, kỹ năng, công cụ, công nghệ; chuẩn bị kế hoạch chủ động, chu đáo; lãnh đạo linh hoạt, thích ứng.

Hình 1.2. Các nguyên tắc thành công của dự án: mỗi căn bệnh có một liều thuốc tương ứng.

Năm nguyên tắc này cũng chính là cấu trúc của khóa học:

Căn bệnh	Liều thuốc	Học ở
Tư duy cái tôi vị kỷ	Tu dưỡng đạo đức nghề nghiệp	Bài 2–3
Môi trường dự án độc hại	Môi trường văn hóa thấu cảm	Bài 4–6
Năng lực thực thi yếu kém	Phát triển năng lực phù hợp, xây dựng tổ chức	Bài 7–12
Chuẩn bị hời hợt, quản lý nóng vội	Chọn đúng dự án, vạch rõ kế hoạch chủ động	Bài 13–15
Quan liêu, vô cảm	Quản lý linh hoạt, chú trọng giá trị	Bài 16–19

Áp dụng vào dự án của bạn

TỰ KHÁM NHANH DỰ ÁN ĐANG LÀM

Đánh dấu những dấu hiệu bạn đang thấy. Mỗi dấu hiệu là một “triệu chứng” cần lưu tâm.

☐ Có quyết định lựa chọn (nhân sự, nhà thầu) mà lý do chính là quan hệ chứ không phải năng lực.

☐ Mọi người ngại nêu ý kiến trái chiều trong cuộc họp.

☐ Vai trò, quyền hạn của một số vị trí chưa rõ hoặc hay thay đổi.

☐ Mốc hoàn thành được ấn định trước khi có tiến độ chi tiết khả thi.

☐ Rủi ro chỉ được liệt kê cho có, không có kế hoạch ứng phó.

☐ Vấn đề phát sinh phải trình qua nhiều cấp và chờ hàng tháng mới có quyết định.

Câu hỏi suy ngẫm

DÀNH CHO CÁ NHÂN HOẶC THẢO LUẬN NHÓM

1. Nhớ lại một dự án chậm trễ hoặc đội vốn mà bạn từng tham gia. Trong năm căn bệnh, bệnh nào hiện rõ nhất? Bạn đã góp phần vào nó như thế nào, dù nhỏ?

2. Ở tổ chức của bạn, mốc tiến độ hoàn thành thường được xây dựng từ dưới lên hay áp đặt từ trên xuống? Hệ quả là gì?

3. Nếu phải chọn một việc “nội thánh” và một việc “ngoại vương” để bắt đầu thay đổi ngay tuần này, bạn sẽ chọn việc gì?

Kiểm tra nhanh

Câu 1. Theo cơ sở dữ liệu khoảng 16 nghìn dự án được nêu trong bài, tỷ lệ dự án đạt đủ cả chi phí, tiến độ và lợi ích là bao nhiêu?

8,5%
0,5%
25%
50%

Câu 2. Theo tác giả, rủi ro lớn nhất của dự án nằm ở đâu?

Biến động giá nguyên vật liệu
Sự kiện thiên nga đen
Chính bản thân mỗi người làm dự án
Nhà thầu nước ngoài

Câu 3. “Hoàn thành kỹ thuật” trong bài được nêu như biểu hiện của căn bệnh nào?

Quan liêu, vô cảm
Chuẩn bị hời hợt, quản lý nóng vội
Môi trường dự án độc hại
Năng lực thực thi yếu kém

Câu 4. Việc nào thuộc về “ngoại vương”?

Tu dưỡng đạo đức nghề nghiệp
Xây dựng bản sắc văn hóa
Chuẩn bị kế hoạch chủ động, chu đáo
Phát triển năng lực bản thân

Đáp án và giải thích

Câu 1: B. Chỉ 8,5% đạt cả chi phí và tiến độ; khi xét thêm lợi ích, con số chỉ còn 0,5%.

Câu 2: C. Mỗi người, từ lãnh đạo cao nhất đến nhân viên, đều góp vào rủi ro tổng thể qua hành vi, xét đoán và quyết định của mình.

Câu 3: B. Chạy theo mốc tiến độ áp đặt để báo công, rồi xử lý tồn đọng sau, là hệ quả của chuẩn bị hời hợt và nóng vội.

Câu 4: C. Nội thánh là tu dưỡng đạo đức, văn hóa, năng lực; ngoại vương là vận dụng kiến thức, lập kế hoạch chủ động, lãnh đạo linh hoạt.

Ghi nhớ

NHỮNG ĐIỀU CỐT LÕI CỦA BÀI

• Chỉ khoảng 8,5% dự án đạt cả chi phí và tiến độ; 0,5% đạt đủ chi phí, tiến độ và lợi ích. Kiến thức và chứng chỉ chưa đủ để dự án thành công.

• Rủi ro lớn nhất của dự án nằm ở chính mỗi người làm dự án, qua hành vi, xét đoán và quyết định bị thành kiến và cái tôi chi phối.

• Năm căn bệnh kinh niên là tư duy cái tôi vị kỷ; môi trường dự án độc hại; năng lực thực thi yếu kém; chuẩn bị hời hợt, quản lý nóng vội; quan liêu, vô cảm.

• “Nội thánh” là tu dưỡng đạo đức, xây văn hóa, phát triển năng lực. “Ngoại vương” là vận dụng kiến thức, lập kế hoạch chủ động, quản lý linh hoạt và thích ứng.

• Trước khi hỏi “ai có lỗi”, hãy hỏi “mình có làm hay không làm”.

Bài giảng được biên soạn từ Chương 1 sách “Quản lý dự án: Hiểu đúng & Làm thật” của Trương Văn Thiện (NXB Xây dựng, 2025). Nội dung được rút gọn và sắp xếp lại cho mục đích học tập; số liệu, trích dẫn và nguồn tham khảo đầy đủ có trong sách.