Bài 18: Học hỏi đổi mới, thích ứng vòng đời dự án

PHẦN 7 · QUẢN LÝ THÍCH ỨNG, CHÚ TRỌNG GIÁ TRỊ

Bài 18. Học hỏi đổi mới, thích ứng với vòng đời dự án

Thời lượng đọc ≈ 18 phút   ·   Chương 18 sách “Quản lý dự án: Hiểu đúng & Làm thật”

Thiên hạ đều biết tìm cái mà mình không biết, mà chẳng ai biết tìm cái mà mình đã biết;

đều biết chê cái mà mình cho là không phải, mà chẳng ai biết chê cái mà mình cho là đã phải.

— Trang Tử

MỤC TIÊU BÀI HỌC

Sau bài này, bạn có thể:

•     Xây dựng môi trường học hỏi với ba hình thức: học hỏi, phát triển, đóng góp.

•     Hiểu vai trò và cách thức của cố vấn nghề nghiệp quản lý dự án.

•     Tổ chức cuộc họp tự phản chiếu hiệu quả.

•     Vận dụng mô hình học hỏi, cải tiến ba cấp độ: dự án, chương trình, chiến lược.

 

Tăng Tử dạy: mình làm được lại đi hỏi người không làm được, mình biết nhiều lại đi hỏi người biết ít; có tài học mà như không. Tinh thần khiêm nhường, cầu thị ấy là nền của một tổ chức quản lý dự án biết học hỏi.

Môi trường học hỏi thường xuyên

Ngày nay học rất thuận lợi nhờ công nghệ và sự sẵn lòng chia sẻ của các tổ chức, hiệp hội, chuyên gia. Điều quan trọng là: ta có tinh thần cầu thị, đam mê nghề nghiệp và động lực phát triển không; và môi trường dự án có tạo điều kiện học hỏi, khuyến khích cộng tác, lãnh đạo có sẵn sàng đón nhận phản biện và đối thoại cởi mở không.

HỌC HỎI

Tiếp nhận

Khóa đào tạo, sinh hoạt chia sẻ nội bộ, eLearning, huấn luyện qua công việc thực tế, được cố vấn nghề nghiệp.

 PHÁT TRIỂN

Mở rộng

Tham gia hiệp hội nghề nghiệp, hội thảo; đọc sách, tạp chí về QLDA và chuyên ngành.

 ĐÓNG GÓP

Trao lại

Chia sẻ trong đơn vị, trình bày tham luận, viết bài tạp chí, viết bài giúp công chúng hiểu đúng về dự án.

 

Ba hình thức liên kết chặt chẽ và nên được thúc đẩy cùng nhau, có thể qua một hệ thống eLearning riêng của tổ chức. Nhưng điều cơ bản nhất là lãnh đạo: họ có coi trọng việc học của chính mình và của tổ chức, có sẵn lòng truyền đạt kinh nghiệm, có chào đón thay đổi cách làm không.

Cố vấn nghề nghiệp quản lý dự án

KHÁI NIỆM

Cố vấn nghề nghiệp là mối quan hệ nghề nghiệp 1–1, trong đó người cố vấn giàu tri thức, kinh nghiệm cam kết dành thời gian, công sức cho sự phát triển nghề nghiệp và cá nhân của người được cố vấn. Quan hệ dựa trên tin tưởng, bảo mật thông tin cá nhân và tôn trọng lẫn nhau. Đây là hình thức còn khá mới ở Việt Nam.

 

Người cố vấn làm gì

Là nguồn thông tin chuyên sâu, tin cậy; đặt câu hỏi mở; gợi ý phương án phát triển sự nghiệp; giới thiệu tài nguyên học tập; giúp giải quyết thách thức nghề nghiệp; trao đổi về đạo đức và môi trường làm việc; phản biện đa chiều; giúp nhận diện khoảng trống năng lực.

 Người được cố vấn nhận gì

Quan hệ có ý nghĩa; tự tin, định hướng sự nghiệp rõ ràng; kỹ năng giao tiếp tốt hơn; mở rộng mạng lưới; phản hồi về tư duy chiến lược; học chuyên môn và kinh nghiệm từ người đi trước.

 

Vận dụng kiến thức, cải tiến công việc

Ở nhiều dự án, bài học chỉ được đúc kết sau khi hoàn thành. Cách làm này có ba hạn chế: nhiều tình huống đã bị quên; người trong cuộc ngại “vạch áo cho người xem lưng”; và bài học không dùng được cho chính dự án đó, còn việc dùng cho dự án khác lại tùy vào sự kết nối trong tổ chức.

Họp tự phản chiếu (Retrospective)

Nguyên tắc Agile: nhóm định kỳ phản chiếu cách làm việc để hiệu quả hơn và điều chỉnh hành vi. Tổ chức khi hoàn thành một đợt bàn giao, sau một thời gian dài, khi công việc bế tắc, hoặc khi đạt mốc quan trọng.

  • Tổng hợp dữ liệu: Định tính (cảm xúc) và định lượng (số đo).
  • Tìm nguyên nhân: Của các vấn đề đã xảy ra.
  • Thiết kế biện pháp: Khắc phục, cải tiến.
  • Kế hoạch hành động: Ai làm gì, khi nào.

 

Tôn chỉ: thảo luận, học hỏi để cải thiện, không chê bai, chỉ trích.

Mô hình học hỏi, cải tiến ba cấp độ

Mô hình trong sách Facilitating Project Performance Improvement tổ chức học hỏi ở ba cấp, mỗi cấp gồm một cuộc họp rà soát trước khi thực hiện và một cuộc họp kiểm điểm sau khi thực hiện.

Cấp Mục đích Họp rà soát trước Họp kiểm điểm sau
1. Dự án
tổ chức QLDA		 Cải tiến áp dụng ngay trong dự án; giảm rủi ro thất bại; phát triển thành viên Làm rõ mục tiêu, kết quả đầu ra, vai trò từng người, giới hạn chi phí và tiến độ So kết quả với mục tiêu; ý kiến các bên liên quan; nguyên nhân chính; điều làm tốt; điều nên làm khác ở giai đoạn sau
2. Chương trình
quản trị dự án		 Cải tiến quy trình, kế hoạch dùng chung; bỏ thủ tục rườm rà, lãng phí, chậm trễ Nhận diện vấn đề, mục tiêu cải tiến, người chịu trách nhiệm, dự án thí điểm Đánh giá hiệu lực cải tiến; quyết định nhân rộng và cách chuyển giao kiến thức; cập nhật quy trình, công cụ
3. Chiến lược
lãnh đạo chủ đầu tư		 Điều chỉnh thứ tự ưu tiên và danh mục đầu tư; cải thiện dự án trọng điểm Ý định chiến lược sắp tới; dự án, chương trình cần thiết; chỉ số đo đạt mục đích So kết quả với ý định chiến lược; tác động của quyết định cấp danh mục; dự án nào tiếp tục, hủy bỏ hay đổi mục tiêu

Hình 18.5. Tiến trình học hỏi, cải tiến ở cấp độ 1, lặp lại theo tháng hoặc theo giai đoạn.

Cấp 2 hiệu quả hơn nhiều so với chỉ họp chia sẻ hoặc báo cáo bài học: cải tiến thật sự được áp dụng cho các dự án đang chạy song song và dự án sau. Cấp 3 giúp lãnh đạo tối ưu giá trị danh mục đầu tư: chọn đúng dự án, đúng thời điểm, với lượng tài nguyên hợp lý.

Áp dụng vào dự án của bạn

BẮT ĐẦU HỌC HỎI CẤP ĐỘ 1 NGAY THÁNG NÀY

☐  Lên lịch họp rà soát đầu tháng: mục tiêu, đầu ra, vai trò, giới hạn chi phí và tiến độ.

☐  Lên lịch họp kiểm điểm cuối tháng theo bốn bước tự phản chiếu.

☐  Thống nhất quy tắc: không chỉ trích cá nhân, tập trung vào cải tiến.

☐  Mỗi cuộc họp chốt tối đa ba cải tiến có người phụ trách.

☐  Cải tiến hiệu quả được đề xuất lên cấp chương trình để nhân rộng.

 

Câu hỏi suy ngẫm

DÀNH CHO CÁ NHÂN HOẶC THẢO LUẬN NHÓM

1.    Bài học kinh nghiệm ở tổ chức bạn thường được đúc kết khi nào? Có ai thực sự đọc và áp dụng chúng?

2.    Ai có thể là người cố vấn nghề nghiệp của bạn? Bạn có thể là người cố vấn cho ai?

3.    Cấp lãnh đạo tổ chức bạn có định kỳ rà soát danh mục dự án để dừng, điều chỉnh hay bổ sung dự án không?

 

Kiểm tra nhanh

Câu 1. Hạn chế nào KHÔNG phải của việc chỉ rút kinh nghiệm sau khi dự án hoàn thành?

  1. Nhiều tình huống đã bị quên
  2. Người trong cuộc ngại nêu khuyết điểm
  3. Bài học không dùng được cho chính dự án đó
  4. Tốn quá ít thời gian

Câu 2. Cấp độ học hỏi nào giúp điều chỉnh danh mục dự án đầu tư của tổ chức?

  1. Cấp 1
  2. Cấp 2
  3. Cấp 3
  4. Không cấp nào

Câu 3. Quan hệ cố vấn nghề nghiệp có đặc điểm:

  1. Một người cố vấn cho cả phòng
  2. Quan hệ 1–1 dựa trên tin tưởng, bảo mật và tôn trọng
  3. Là quan hệ cấp trên – cấp dưới
  4. Chỉ trao đổi chuyên môn kỹ thuật

Đáp án và giải thích

Câu 1: D. Ba hạn chế được nêu là quên, ngại nói, và không kịp áp dụng cho chính dự án.

Câu 2: C. Cấp 3 (chiến lược) do lãnh đạo cấp cao thực hiện, cân đối mục tiêu chiến lược với danh mục dự án.

Câu 3: B. Cố vấn nghề nghiệp là quan hệ một người cố vấn – một người được cố vấn.

Ghi nhớ

NHỮNG ĐIỀU CỐT LÕI CỦA BÀI

•     Mỗi dự án, mỗi giai đoạn đều mới; tổ chức cần văn hóa học hỏi liên tục để phát triển kiến thức suông, kiến thức làm và kiến thức sống.

•     Ba hình thức liên kết: học hỏi (khóa học, eLearning, huấn luyện, cố vấn), phát triển (hiệp hội, hội thảo, đọc), đóng góp (chia sẻ, tham luận, viết bài).

•     Cố vấn nghề nghiệp là quan hệ 1–1 dựa trên tin tưởng, bảo mật và tôn trọng, giúp người trẻ phát triển nghề nghiệp và cá nhân.

•     Chỉ rút kinh nghiệm khi dự án kết thúc thì quên nhiều, ngại nói, và không kịp dùng cho chính dự án đó.

•     Mô hình ba cấp: cấp 1 cải tiến ngay trong dự án; cấp 2 cải tiến quy trình dùng chung cho các dự án; cấp 3 điều chỉnh ưu tiên và danh mục đầu tư. Mỗi cấp có họp rà soát trước và họp kiểm điểm sau.