PHẦN 7 · QUẢN LÝ THÍCH ỨNG, CHÚ TRỌNG GIÁ TRỊ

Bài 17. Gắn kết chủ động với các bên liên quan

Thời lượng đọc ≈ 16 phút · Chương 17 sách “Quản lý dự án: Hiểu đúng & Làm thật”

Biết người biết mình, trăm trận không nguy;

Không biết người mà biết mình, một được một thua;

Không biết người không biết mình, hễ đánh là nguy.

— Tôn Tử

MỤC TIÊU BÀI HỌC

Sau bài này, bạn có thể:

• Nhận diện những thách thức điển hình khi các bên “có liên quan” can thiệp vào dự án.

• Xác định các bên liên quan bằng bộ câu hỏi và các phương pháp phổ biến.

• Phân tích, xếp thứ tự ưu tiên bên liên quan theo ma trận hoặc chấm điểm.

• Xây dựng niềm tin (“của tin”) và gắn kết chủ động với từng nhóm bên liên quan.

Quản lý các bên “có liên quan” là việc phức tạp và nhạy cảm. Vai trò của họ thay đổi qua từng giai đoạn, quan điểm và yêu cầu rất khác nhau. Và khi người có quyền nhưng không chia sẻ mục đích của dự án, đó có thể là “thảm họa”.

Bài học từ “Xót tiền dân”

TÓM TẮT TRUYỆN NGẮN CỦA AZIZ NESIN

Chín năm xây một khách sạn

Một khách sạn được khởi công rầm rộ. Rồi cứ mỗi đoàn quan chức đến thăm lại có một yêu cầu mới, lần nào cũng nhân danh “xót tiền dân”: hành lang hẹp quá phải làm nhiều hơn, rộng hơn (nhà thầu cũ bị hủy hợp đồng); phòng khách rộng như bãi quần ngựa phải thu nhỏ; phải có mái vòm kiểu Thổ; rồi hành lang lại nhiều quá; phải có gạch men; phòng khách không cột thì “thế nào cũng sập” nên thêm cột; cột vuông phải đổi thành cột tròn; mặt tiền phải bằng kính; cầu thang dốc quá phải sửa. Tùy tùng lần nào cũng gật đầu. Chín năm sau, công trình là một tổ hợp chen chúc đủ mọi phong cách, và ông chủ nhiệm tự hào rằng đã “tằn tiện được bao nhiêu tiền dân”.

Câu chuyện hài hước lột tả vấn đề muôn thuở giữa người nói và người làm. Binh thư yếu lược đã viết: người bàn một người, người làm một người; người nói không biết cái khó của người làm; làm việc chỉ một người mà bàn nói thì vài mươi người, hiền gian lẫn lộn; người được yêu thì mưu kém cũng được theo, người bị ghét thì mưu hay cũng bị ngăn trở.

Vai trò thay đổi

Bên liên quan đến rồi đi qua từng giai đoạn.

Yêu cầu khác biệt

Quan điểm, nhận thức, mong muốn rất khác nhau.

Quyền lực không đi cùng tầm nhìn

“Miệng nhà quan có gang có thép”, cấp dưới răm rắp làm theo.

Hiệu ứng đám đông

Đôi khi được dùng để gây áp lực thay đổi dự án.

Nhận diện các bên liên quan

Bộ câu hỏi giúp tìm ra bên liên quan (stakeholders):

Ai có khả năng ảnh hưởng trực tiếp đến mục tiêu dự án?
Ai có thể đóng góp nguồn lực quan trọng?
Ai có thể cản trở hay làm trì hoãn dự án?
Ai có thể cung cấp ý kiến, đánh giá chuyên gia độc lập?
Ai có khả năng tháo gỡ vướng mắc?
Ai có thể giúp nâng cao hiệu quả thực hiện dự án?

Hình 17.2. Hai phương pháp tiêu biểu: hướng tác động (hướng lên: các cấp quản lý, lãnh đạo; hướng xuống: nhóm dự án; hướng ra ngoài: khách hàng, đối tác, nhà cung cấp, cộng đồng; hướng bên cạnh: đồng nghiệp) và vòng tròn đồng tâm từ đội ngũ dự án ra đến chính phủ, tổ chức quốc tế.

Phân tích và xếp ưu tiên

Tùy loại dự án và giai đoạn, có thể dùng:

Công cụ	Hai trục hoặc tiêu chí
Ma trận giúp ích – gây hại	Mức khả năng giúp ích cho dự án × mức khả năng gây tác hại
Ma trận ảnh hưởng – lợi ích	Mức ảnh hưởng đến dự án × mức lợi ích nhận được từ dự án
Chấm điểm	Quyền lực (quyền hạn với dự án), tính cấp thiết (mức sẵn sàng hành động, phạm vi tác động), tính lân cận (quan hệ gần gũi, thường xuyên hay xa, gián tiếp)

LUÔN GHI NHỚ

Các bên liên quan là con người, nên họ luôn thay đổi: nhận thức, thái độ, mức can dự, vị trí, quyền hạn, lợi ích trông đợi, mức cam kết. Bảng phân tích cần được cập nhật thường xuyên.

Xây dựng niềm tin: “của tin”

Rằng trăm năm cũng từ đây,
Của tin còn một chút này làm ghi.

— Nguyễn Du, Truyện Kiều

“Của tin” là niềm tin, sự trân trọng và cam kết dành cho nhau. Nhờ có của tin mà:

Truyền thông hiệu quả, thông tin đầy đủ, kịp thời.
Thảo luận cởi mở, tham vấn thường xuyên.
Biết lắng nghe và thỏa hiệp.
Thống nhất được điểm chung và các tiêu chí để xác định dự án có thành công hay không.

Gắn kết chủ động

Niềm tin giữa tổ chức QLDA và các bên liên quan phụ thuộc chủ yếu vào lời nói và hành vi của người lãnh đạo. Lãnh đạo ứng xử thế nào, cấp dưới ứng xử thế ấy; và các bên nhìn vào lãnh đạo để hình dung cả tổ chức.

Làm gương: Lời nói, hành vi theo chuẩn mực đạo đức và giá trị cốt lõi.
Nắm vững dự án: Tầm nhìn, sứ mệnh, mục tiêu, kế hoạch để truyền thông minh bạch và thích ứng.
Gắn kết theo ưu tiên: Mức tương tác phù hợp với thứ tự ưu tiên của từng bên.
Chủ động phát ngôn: Phân loại trước các vấn đề lớn để sẵn sàng lên tiếng khi xảy ra.
Hành động hơn lời hứa: Chú trọng cam kết được thực hiện.

Gắn kết trên nền “của tin” giúp tối đa hóa cơ hội thành công, ra quyết định hiệu quả, giảm thiểu rủi ro và xây quan hệ hợp tác bền vững.

Áp dụng vào dự án của bạn

LẬP BẢN ĐỒ BÊN LIÊN QUAN TRONG 30 PHÚT

☐ Liệt kê bên liên quan theo bốn hướng: lên, xuống, ra ngoài, bên cạnh.

☐ Chấm điểm quyền lực, tính cấp thiết, tính lân cận cho từng bên.

☐ Chọn năm bên ưu tiên nhất và ghi sách lược gắn kết, người phụ trách, tần suất.

☐ Xác định các vấn đề nhạy cảm cần chuẩn bị sẵn thông điệp.

☐ Rà soát các lời hứa đã đưa ra và tình trạng thực hiện.

Câu hỏi suy ngẫm

DÀNH CHO CÁ NHÂN HOẶC THẢO LUẬN NHÓM

1. Ai là người có quyền lực lớn nhất với dự án của bạn nhưng chưa chia sẻ tầm nhìn của dự án? Bạn đã có sách lược gì với họ?

2. Trong dự án của bạn, những thay đổi thiết kế nào đến từ ý kiến cá nhân thay vì từ yêu cầu chính đáng?

3. Lời hứa nào gần đây của tổ chức bạn với bên liên quan chưa được thực hiện? Hậu quả với niềm tin là gì?

Kiểm tra nhanh

Câu 1. Bài học chính từ truyện “Xót tiền dân” là gì?

Nên dùng nhiều phong cách kiến trúc
Can thiệp tùy hứng của người có quyền nhưng không chia sẻ mục đích dự án gây làm đi làm lại, kéo dài và tốn kém
Nên thay nhà thầu thường xuyên
Nên tiết kiệm tiền bằng mọi giá

Câu 2. Ba tiêu chí trong phương pháp chấm điểm bên liên quan là:

Tuổi, chức vụ, thu nhập
Quyền lực, tính cấp thiết, tính lân cận
Ngân sách, tiến độ, chất lượng
Số lượng, địa điểm, ngôn ngữ

Câu 3. Theo bài, niềm tin giữa tổ chức QLDA và các bên liên quan phụ thuộc chủ yếu vào:

Hợp đồng chặt chẽ
Lời nói và hành vi ứng xử của người lãnh đạo tổ chức QLDA
Phần mềm quản lý
Số cuộc họp

Đáp án và giải thích

Câu 1: B. Mỗi yêu cầu nhân danh “xót tiền dân” lại làm công trình kéo dài chín năm và lãng phí.

Câu 2: B. Quyền lực với dự án, mức sẵn sàng hành động và mức độ gần gũi trong quan hệ.

Câu 3: B. Các bên nhìn vào người lãnh đạo để hình dung toàn bộ tổ chức.

Ghi nhớ

NHỮNG ĐIỀU CỐT LÕI CỦA BÀI

• Truyện “Xót tiền dân” (Aziz Nesin) cho thấy hậu quả khi người có quyền nhưng không chia sẻ mục đích dự án liên tục can thiệp: làm đi làm lại, kéo dài, tốn kém.

• Nhận diện bên liên quan bằng câu hỏi: ai ảnh hưởng trực tiếp mục tiêu, đóng góp nguồn lực, có thể cản trở, cung cấp ý kiến độc lập, tháo gỡ vướng mắc, nâng cao hiệu quả.

• Phân tích bằng ma trận (giúp ích – gây hại; ảnh hưởng – lợi ích) hoặc chấm điểm quyền lực, tính cấp thiết, tính lân cận.

• Bên liên quan là con người nên luôn thay đổi; điều không đổi là cần xây dựng “của tin”.

• Người lãnh đạo tổ chức QLDA là hình mẫu: nắm vững tầm nhìn, sứ mệnh, mục tiêu; chủ động phát ngôn; chú trọng hành động thay vì lời hứa.