PHẦN 6 · CHỌN ĐÚNG DỰ ÁN, VẠCH RÕ KẾ HOẠCH

Bài 14. Vạch kế hoạch chủ động

Thời lượng đọc ≈ 16 phút · Chương 14 sách “Quản lý dự án: Hiểu đúng & Làm thật”

Người ta chẳng bao giờ lên kế hoạch để thất bại;

Họ chỉ đơn giản là thất bại trong việc lập kế hoạch để thành công.

— William Arthur Ward

MỤC TIÊU BÀI HỌC

Sau bài này, bạn có thể:

• Nêu vai trò của kế hoạch dự án.

• Phân tích hạn chế của kế hoạch lựa chọn nhà thầu và kế hoạch năm theo tập quán Việt Nam.

• Nhận diện hai “bệnh” của kế hoạch: chủ quan và lạc quan tếu.

• Lập kế hoạch dựa trên thực nghiệm và kinh nghiệm, theo giai đoạn với giới hạn chấp nhận và cơ chế xử lý vượt thẩm quyền.

Năm 1947, Chủ tịch Hồ Chí Minh căn dặn thanh niên: “Chớ đặt những chương trình kế hoạch mênh mông, đọc nghe sướng tai nhưng không thực hiện được… Một chương trình nhỏ mà thực hành được hẳn hoi hơn là một trăm chương trình to tát mà không làm được.” Lời dặn ấy rất thiết thực với người làm dự án.

Kế hoạch dự án để làm gì?

Tổ chức công việc

Phân bổ nguồn lực và trách nhiệm.

Bức tranh tổng thể

Tạo động lực nhìn về phía trước.

Tài liệu đào tạo nhận thức

Về sự cần thiết của công việc và sự hữu hạn của thời gian.

Theo dõi, kiểm soát

Và truyền thông với các bên liên quan.

Lập kế hoạch là xác định mục tiêu, phạm vi, mốc chính, sản phẩm bàn giao; phân giao nhiệm vụ và phân bổ tài nguyên, dựa trên phương pháp luận đã chọn và thông tin cụ thể của dự án.

Tập quán lập kế hoạch ở Việt Nam

Giai đoạn chuẩn bị đầu tư có kế hoạch cho các việc như chọn tư vấn lập báo cáo tiền khả thi, khả thi. Giai đoạn thực hiện đầu tư chủ yếu có hai loại:

KẾ HOẠCH LỰA CHỌN NHÀ THẦU

Lập ngay sau khi duyệt dự án

Phân chia gói thầu, giá gói thầu, hình thức lựa chọn, loại hợp đồng, thời gian. Nhiều gói chưa đủ thông tin nên ghi “tạm tính” hoặc “quyết định sau”. Chỉ chú trọng chia gói thầu, thiếu mục tiêu.

KẾ HOẠCH HÀNG NĂM

Theo năm dương lịch

Giống kế hoạch sản xuất kinh doanh, không gắn với mốc tiến độ chính hay giai đoạn dự án; số liệu mang tính chủ quan; khi dự án chậm hoặc vượt vốn thì chỉ còn hình thức.

Hình 14.1. Tập quán lập kế hoạch quản lý dự án tại Việt Nam: nhiều bước phê duyệt, kế hoạch năm tách rời khỏi mục tiêu dự án.

HỆ QUẢ

Thiếu kế hoạch tổng thể và các kế hoạch chi tiết gắn với mục tiêu dự án, công tác “kiểm soát”, “quản lý” ở nhiều dự án không còn mang đúng ý nghĩa.

Vạch kế hoạch khả thi

Một kế hoạch tồi là kế hoạch không dựa vào cả thực nghiệm và kinh nghiệm. Một kế hoạch tốt áp dụng kỹ lưỡng hoặc thực nghiệm hoặc kinh nghiệm. Một kế hoạch tốt nhất tối đa hóa cả thực nghiệm và kinh nghiệm.

— How Big Things Get Done

Hai “bệnh” của kế hoạch

Chủ quan

Áp đặt ý chí cá nhân, thiếu căn cứ thực tế: bỏ sót việc, bỏ qua nguồn lực khả dụng, chưa phân tích các bên liên quan.

Lạc quan tếu

Tin thái quá vào điều không có cơ sở vững chắc; rủi ro không được đánh giá và quản lý.

Dựa trên thực nghiệm

Ra quyết định dựa trên dữ liệu, bằng chứng và kết quả thử nghiệm thực tế. Chia vòng đời thành các phân đoạn ngắn, mỗi phân đoạn đi qua chu trình lập kế hoạch – thực thi – theo dõi, kiểm soát – hoàn thành, rồi học hỏi và điều chỉnh cho phân đoạn tiếp theo. Đây cũng là cách lập kế hoạch trong Agile.

Dựa trên kinh nghiệm

Kế hoạch do những người, những bên đã có kinh nghiệm dự án tương tự tham gia xây dựng. Kinh nghiệm giúp xác định tác động của rủi ro, bảo đảm độ tin cậy của chi phí và tiến độ. Khi các bên đã làm nhiều dự án cùng nhau, chi phí dự án mới giảm nhờ đường cong học hỏi. Và điều không kém quan trọng: lên kế hoạch chọn các nhà thầu thực sự đáp ứng năng lực, kinh nghiệm.

Lập kế hoạch theo giai đoạn (PRINCE2)

PRINCE2 được Chính phủ Anh ban hành năm 1996 sau khi nhiều dự án bị chậm và đội vốn. Phương pháp lập kế hoạch giai đoạn của PRINCE2 kết hợp cả thực nghiệm và kinh nghiệm, rất phù hợp dự án công nghiệp, năng lượng, hạ tầng.

Hình 14.3. Quy trình quản lý dự án theo phương pháp PRINCE2.

Mỗi giai đoạn có kế hoạch với giới hạn chấp nhận về tiến độ, chất lượng, phạm vi, chi phí, rủi ro, lợi ích.
Tổ chức quản lý dự án kiểm soát giai đoạn trong các giới hạn đó.
Khi vượt giới hạn, trình cấp quản trị kèm dự thảo kế hoạch xử lý tình huống; sau khi được thẩm định, phê duyệt thì thực hiện để đưa dự án về quỹ đạo.
Kế hoạch gói công việc cho các tổ, nhóm là việc nội bộ, không cần trình cấp quản trị.
Kế hoạch giai đoạn tiếp theo được lập vào cuối giai đoạn hiện tại và trình duyệt.

Hình 14.4. Các giai đoạn điển hình của dự án công nghiệp: triển khai dự án; lựa chọn nhà thầu EPC; phát triển thiết kế chi tiết; lắp đặt; thí nghiệm chạy thử; kết thúc dự án. Việc chọn nhà thầu của từng giai đoạn được lập kế hoạch chi tiết trong kế hoạch của giai đoạn đó.

Luôn tỉnh thức khi thực hiện

Kế hoạch dù kỹ đến đâu cũng sẽ có “sai lệch”. Khi triển khai, cần cẩn trọng, bám sát thực tế, chủ động nắm cơ hội và giải quyết vấn đề kịp thời.

CÂU NHẮC NHỞ HẰNG NGÀY

“Dự án ta làm chỉ cách thất bại một tháng.”

Mỗi tháng các bên họp rà soát phạm vi, tiến độ, chất lượng. Nếu không minh bạch, không thẳng thắn, không nhận diện đúng vấn đề để cùng giải quyết, dự án cứ thế đi chệch hướng, tiến dần đến thất bại.

Áp dụng vào dự án của bạn

KIỂM TRA KẾ HOẠCH DỰ ÁN

☐ Có kế hoạch tổng thể gắn với mục tiêu và các mốc chính, không chỉ kế hoạch năm.

☐ Dự án được chia giai đoạn; mỗi giai đoạn có giới hạn chấp nhận rõ ràng.

☐ Có quy trình trình duyệt khi vượt giới hạn, kèm kế hoạch xử lý.

☐ Người có kinh nghiệm dự án tương tự đã tham gia góp ý kế hoạch.

☐ Các giả định lạc quan đã được kiểm tra bằng dữ liệu thực tế.

Câu hỏi suy ngẫm

DÀNH CHO CÁ NHÂN HOẶC THẢO LUẬN NHÓM

1. Kế hoạch dự án của bạn có một bản tổng thể gắn với mục tiêu, hay chỉ có kế hoạch lựa chọn nhà thầu và kế hoạch năm?

2. Lần gần nhất bạn lập kế hoạch, ai là người có kinh nghiệm dự án tương tự đã được mời góp ý?

3. Nếu dán câu “Dự án ta làm chỉ cách thất bại một tháng” lên bàn làm việc, cuộc họp tháng tới của bạn sẽ khác đi thế nào?

Kiểm tra nhanh

Câu 1. Hạn chế chính của kế hoạch năm theo tập quán Việt Nam là:

Quá chi tiết
Không gắn với mốc tiến độ chính hay giai đoạn dự án
Do nhà thầu lập
Lập quá sớm

Câu 2. “Lạc quan tếu” trong lập kế hoạch là:

Tin tưởng đội ngũ
Đặt niềm tin thái quá vào điều không có cơ sở, không đánh giá rủi ro
Đặt mục tiêu cao
Lập kế hoạch nhanh

Câu 3. Theo cách lập kế hoạch giai đoạn của PRINCE2, khi vấn đề phát sinh vượt giới hạn cho phép, tổ chức quản lý dự án cần:

Tự xử lý và báo cáo sau
Trình cấp quản trị kèm dự thảo kế hoạch xử lý tình huống
Dừng dự án
Chờ kế hoạch năm sau

Đáp án và giải thích

Câu 1: B. Kế hoạch năm theo năm dương lịch, tách khỏi mục tiêu dự án, dễ trở thành hình thức.

Câu 2: B. Lạc quan tếu khiến rủi ro không được đánh giá và quản lý, kế hoạch mất tính khả thi.

Câu 3: B. Vượt thẩm quyền thì trình cấp quản trị cùng kế hoạch xử lý để được thẩm định, phê duyệt.

Ghi nhớ

NHỮNG ĐIỀU CỐT LÕI CỦA BÀI

• Kế hoạch là cơ sở tổ chức công việc, phân bổ nguồn lực và trách nhiệm; là bức tranh tổng thể, “tài liệu đào tạo nhận thức” và phương tiện kiểm soát, truyền thông.

• Tập quán Việt Nam thiên về kế hoạch lựa chọn nhà thầu và kế hoạch năm, thiếu kế hoạch tổng thể gắn mục tiêu, khiến kiểm soát mang tính hình thức.

• Hai bệnh của kế hoạch: chủ quan (áp đặt ý chí, bỏ sót việc, bỏ qua nguồn lực) và lạc quan tếu (tin thái quá, bỏ qua rủi ro).

• Kế hoạch tốt nhất tối đa hóa cả thực nghiệm (chia phân đoạn ngắn, học và điều chỉnh) và kinh nghiệm (mời người từng làm tham gia).

• Lập kế hoạch theo giai đoạn (PRINCE2): mỗi giai đoạn có giới hạn chấp nhận về tiến độ, chất lượng, phạm vi, chi phí, rủi ro, lợi ích; vượt giới hạn thì trình cấp quản trị kèm kế hoạch xử lý.