PHẦN 5 · XÂY DỰNG TỔ CHỨC

Bài 12. Xây dựng đội ngũ dự án gắn kết

Thời lượng đọc ≈ 20 phút · Chương 12 sách “Quản lý dự án: Hiểu đúng & Làm thật”

Cất nhắc cán bộ, không nên làm như giã gạo…

Một cán bộ bị nhắc lên thả xuống ba lần như thế là hỏng cả đời.

— Chủ tịch Hồ Chí Minh

MỤC TIÊU BÀI HỌC

Sau bài này, bạn có thể:

• Tuyển chọn thành viên đội ngũ theo năng lực và sự chia sẻ hệ giá trị.

• Truyền cảm hứng, tạo động lực bằng sự nêu gương và ghi nhận chân thành.

• Chọn mô hình tổ chức (ma trận hay thuần dự án) và lập ma trận RACI đúng nguyên tắc.

• Xác định thời hạn hợp lý bằng kỹ thuật ước lượng truyền thống hoặc Agile.

• Đề xuất lộ trình phát triển nghề nghiệp để giữ chân tài năng dự án.

Nhà lãnh đạo dự án không thể một mình hoàn thành dự án. Bài này bàn cách quy tụ, dẫn dắt và giữ chân một đội ngũ gắn kết.

Chọn đúng người, giao đúng việc

CÂU CHUYỆN

Áp phích của Shackleton

Nhà thám hiểm Ernest Shackleton chiêu mộ đoàn thám hiểm Nam Cực bằng tấm áp phích: “Cần tìm những chàng trai. Chuyến đi mạo hiểm. Thù lao ít ỏi. Cực lạnh. Những ngày dài đen tối. Nguy hiểm luôn rình rập. Không đảm bảo sống sót trở về. Nếu thành công sẽ vinh dự và được tán thưởng.” Chỉ những người thực sự tin mình làm được mới ứng tuyển. Đoàn gặp vô vàn tai nạn, sống 22 tháng trên vùng đất băng giá, nhưng cuối cùng cả 28 người đều trở về. (Theo Nghĩ thiện của Inamori Kazuo.)

Với các dự án lớn, quan trọng với đất nước, ta nên “tuyển dụng” theo tinh thần ấy để quy tụ người biết phụng sự lý tưởng chung. Các vị trí phổ biến: điều phối dự án, kỹ thuật – công nghệ, thương mại – hợp đồng – mua sắm, tài chính, công trường, chất lượng, an toàn – sức khỏe – môi trường, cùng các kỹ sư và nhân viên.

Tiêu chí: đáp ứng năng lực, kinh nghiệm; chia sẻ hệ giá trị; cùng chí hướng cống hiến; có nhiệt huyết và năng lượng tích cực. Chọn đúng người là điều kiện cần; tin tưởng và giao nhiệm vụ, quyền hạn phù hợp là điều kiện đủ.

Truyền cảm hứng, tạo động lực

Nêu gương về nhân, nghĩa, tín, trí, minh, tài năng, cương, nghiêm để tạo uy tín.
Thực tâm trân quý đội ngũ, bao dung, duy trì năng lượng tích cực hằng ngày.
Giúp nhân viên tự tin vào năng lực của họ.
Lắng nghe, đánh giá khách quan, khen ngợi chân thành cả kết quả nhỏ lẫn lớn.
Khiêm nhường, dám nhận trách nhiệm khi mình sai; giúp nhân viên nhận ra sai lầm để tự hoàn thiện.

Trách nhiệm rõ ràng

Ai làm việc gì, ai phối hợp, ai phê duyệt, nguồn lực nào, hạn bao giờ? Ba công cụ trả lời câu hỏi đó: cơ cấu tổ chức OBS, ma trận RACI và kế hoạch tiến độ.

Hai mô hình OBS thường gặp

Mô hình ma trận

Hợp khi tổ chức làm nhiều dự án thường xuyên. Nhóm dự án gồm thành viên từ các phòng chức năng được giao nhiệm vụ có thời hạn.

Mô hình thuần dự án

Hợp với dự án quy mô lớn, phức tạp, huy động nhiều nguồn lực như dự án công nghiệp, hạ tầng, năng lượng.

Hình 12.1. Mô hình ma trận.

Hình 12.2. Mô hình thuần dự án.

Ma trận RACI

OBS được liên kết với WBS, gắn từng bộ phận, nhân sự với hạng mục công việc cụ thể. Ma trận RACI làm rõ mức độ tham gia:

R · RESPONSIBLE

Thực hiện

Trực tiếp làm ra sản phẩm, dịch vụ.

A · ACCOUNTABLE

Giải trình

Ra quyết định, phê duyệt, bảo đảm công việc hoàn thành.

C · CONSULTED

Tham vấn

Được hỏi ý kiến chuyên môn, quản lý.

I · INFORMED

Thông báo

Được cung cấp thông tin về tiến trình, kết quả.

Ví dụ minh họa cho một số công việc của dự án nhà máy điện:

Công việc	Giám đốc DA	Kỹ thuật	Hợp đồng	Tài chính	Công trường	Hạn
Phê duyệt hồ sơ mời thầu EPC	A	R	R	C	I	T3
Xét duyệt thiết kế cơ sở	I	A/R	I	–	C	T5
Thanh toán đợt 1 cho nhà thầu	A	C	R	R	C	T6
Kế hoạch an toàn công trường	I	C	–	–	A/R	T7

NGUYÊN TẮC RACI

Mỗi công việc phải có đúng một A và ít nhất một R. Tích hợp thời hạn hoặc mốc tiến độ vào ma trận, và cập nhật OBS, RACI suốt quá trình thực hiện.

Thời hạn hợp lý

Thời hạn hợp lý đến từ một bản tiến độ khả thi, được xây dựng bằng phương pháp phù hợp với phương pháp luận đã chọn.

TRUYỀN THỐNG

Ước lượng tuyệt đối

Gantt, đường găng, PERT kết hợp đánh giá chuyên gia, ước lượng tương tự, tham số, ba điểm.

LINH HOẠT

Ước lượng tương đối

Đo bằng điểm câu chuyện (story point): cỡ áo (S, M, L, XL), dãy Fibonacci (1, 2, 3, 5, 8, 13…) hoặc planning poker. Thống nhất một cỡ “trung bình” rồi so sánh lớn hơn, nhỏ hơn.

Hình 12.5. Kỹ thuật ước lượng: a) kích thước áo; b) dãy Fibonacci; c) planning poker.

Trong Agile, tiến độ được lập cho từng Sprint tại cuộc họp lập kế hoạch chu kỳ, dựa trên tốc độ thực tế của nhóm (team velocity) ở chu kỳ trước.

Trọng dụng và giữ chân tài năng

Công việc dự án có tính ngắn hạn. Thiếu chiến lược sử dụng nhân lực và lộ trình nghề nghiệp, người giỏi xong dự án sẽ tìm nơi khác. Dự án mới lại lập tổ chức mới với nhân sự mới, lặp lại sai lầm cũ: tổ chức trả “học phí” nhiều lần cho cùng một bài học.

Quản lý tài năng hiệu quả đòi hỏi tôn trọng, quý mến người làm việc cùng mình; đặt đúng người, đúng sở trường, đúng thời điểm; thu nhập tương xứng để họ yên tâm cống hiến với sự liêm chính; và một lộ trình phát triển nghề nghiệp rõ ràng.

Lộ trình phát triển nghề nghiệp tham khảo

Cơ bản: Kỹ sư chuyên ngành, chuyên viên dự án.
Trung gian: Điều phối viên, trợ lý QLDA; hoặc chuyên gia, quản lý công trường, quản lý kỹ thuật.
Quản lý dự án: Giám đốc quản lý dự án.
Cấp cao: Giám đốc dự án cấp cao, giám đốc chương trình.
Chiến lược: Giám đốc danh mục đầu tư, hoặc lãnh đạo doanh nghiệp.

Áp dụng vào dự án của bạn

RÀ SOÁT ĐỘI NGŨ

☐ Mỗi thành viên biết rõ vai trò R/A/C/I của mình với các công việc chính.

☐ Không có công việc nào có hai người “A” hoặc thiếu người “R”.

☐ Thời hạn được đội ngũ tham gia ước lượng, không chỉ áp từ trên xuống.

☐ Có ghi nhận, khen ngợi định kỳ cho đóng góp của thành viên.

☐ Mỗi nhân sự chủ chốt biết bước phát triển tiếp theo sau dự án.

Câu hỏi suy ngẫm

DÀNH CHO CÁ NHÂN HOẶC THẢO LUẬN NHÓM

1. Nếu viết “thông báo tuyển dụng” kiểu Shackleton cho dự án của bạn, bạn sẽ viết gì?

2. Trong dự án hiện tại, có công việc nào đang có hai người “A” hoặc không có ai “R”?

3. Sau khi dự án kết thúc, những người giỏi nhất trong đội sẽ đi đâu? Tổ chức bạn đã có kế hoạch gì?

Kiểm tra nhanh

Câu 1. Nguyên tắc cơ bản khi xây dựng ma trận RACI là:

Mỗi công việc có ít nhất hai người A
Mỗi công việc có đúng một A và ít nhất một R
Giám đốc dự án luôn là R
Mọi người đều là C

Câu 2. Mô hình tổ chức nào phù hợp dự án nhà máy điện quy mô lớn?

Mô hình ma trận
Mô hình thuần dự án
Mô hình chức năng thuần túy
Không cần mô hình

Câu 3. Trong Agile, số story point dự kiến cho một Sprint được ước tính dựa trên:

Mệnh lệnh của cấp trên
Tốc độ thực tế của nhóm ở chu kỳ trước
Tổng ngân sách
Số giờ làm việc theo hợp đồng

Đáp án và giải thích

Câu 1: B. Đúng một người chịu trách nhiệm giải trình và ít nhất một người thực hiện.

Câu 2: B. Mô hình thuần dự án phù hợp dự án lớn, phức tạp, huy động nhiều nguồn lực.

Câu 3: B. Team velocity của chu kỳ trước (hoặc kinh nghiệm nếu là chu kỳ đầu) là cơ sở ước tính.

Ghi nhớ

NHỮNG ĐIỀU CỐT LÕI CỦA BÀI

• Chọn người đáp ứng năng lực và chia sẻ hệ giá trị, chí hướng; tin tưởng và giao quyền phù hợp là điều kiện đủ.

• Lãnh đạo truyền cảm hứng bằng nêu gương, trân quý đội ngũ, lắng nghe, khen ngợi chân thành, dám nhận sai.

• Mô hình ma trận hợp tổ chức làm nhiều dự án liên tục; thuần dự án hợp dự án lớn, phức tạp như công nghiệp, hạ tầng, năng lượng.

• OBS liên kết với WBS; ma trận RACI: mỗi công việc có đúng một A và ít nhất một R.

• Thời hạn hợp lý đến từ tiến độ khả thi: truyền thống dùng Gantt, đường găng, PERT; Agile dùng story point, Fibonacci, planning poker và tốc độ nhóm.

• Thiếu chiến lược giữ chân tài năng, tổ chức phải trả “học phí” nhiều lần cho cùng một bài học.