PHẦN 4 · PHÁT TRIỂN NĂNG LỰC

Bài 7. Hiểu biết cơ bản về quản lý dự án

Thời lượng đọc ≈ 22 phút · Chương 7 sách “Quản lý dự án: Hiểu đúng & Làm thật”

Vạn vật đều có đầu có đuôi, có gốc có ngọn. Vạn sự đều có bắt đầu và kết thúc.

Biết làm cái gì trước cái gì sau, tức là đã tiếp cận với nguyên tắc của đạo rồi.

— Sách Tứ Thư

MỤC TIÊU BÀI HỌC

Sau bài này, bạn có thể:

• Nhận ra các lĩnh vực quản lý dự án hiện đại trong cách triều Nguyễn xây Kinh thành Huế.

• Nắm các mốc phát triển của quản lý dự án hiện đại trong thế kỷ 20–21.

• Định nghĩa dự án và quản lý dự án theo ISO 21500/21502 và PMI.

• Trình bày chuỗi từ chiến lược đến lợi ích, 5 nhóm quy trình và 10 nhóm chủ đề của ISO 21500.

• Mô tả các bước khởi tạo công tác quản lý dự án từ đề án hiệu quả đầu tư.

Quản lý dự án không phải phát minh của thế kỷ 20. Các công trình như Kim tự tháp Giza, Vạn Lý Trường Thành hay Kinh thành Huế đều cho thấy trình độ tổ chức đáng khâm phục của người xưa. Bài này nối quá khứ với các chuẩn mực hiện đại.

Bài học từ Kinh thành Huế

Việt Nam có nhiều công trình di sản tiêu biểu: Thành Cổ Loa (thế kỷ 3 TCN, ba vòng thành, khối lượng đào đắp ước 2,2 triệu m³), Hoàng thành Thăng Long (khởi dựng 1010), và Kinh thành Huế. Riêng Kinh thành Huế được ghi chép khá rõ trong Mộc bản và Châu bản triều Nguyễn.

TÓM TẮT

27 năm xây Kinh thành (1805–1832)

Năm 1803 vua Gia Long cùng các quan khảo sát thực địa và quyết định đồ án. Dân tám xã có đất bị lấy được bồi thường theo giá văn tự, mỗi hộ được cấp tiền dời nhà, dân xã Phú Xuân được cấp đất công và cho vay 1.000 quan để di chuyển. Tháng 4/1805 khởi công với khoảng ba vạn lính và dân phu; lúc đông nhất lên tới tám vạn. Thành ban đầu đắp đất, từ 1818 mới xây gạch. Vua quy định giờ làm, đổi giờ khi hè nắng gắt, đặt Thái y viện tại công trường, kiểm tra thành định kỳ nửa tháng một lần. Nhiều lần lũ lụt làm sạt lở hàng trăm trượng, phải tu sửa. Năm 1832 vua Minh Mạng hoàn tất công trình với khoảng 147 hạng mục kiến trúc và ban thưởng theo công lao.

Soi chiếu với quản lý dự án hiện đại, ta thấy gần như đủ các lĩnh vực:

Lĩnh vực hiện đại	Cách triều Nguyễn thực hiện
Mục tiêu, tầm nhìn	“Bậc vương giả dựng nước đặt Kinh đô, tất lấy thành trì làm chắc”; để lại cơ nghiệp muôn đời.
Lãnh đạo, chỉ đạo	Vua đương triều chỉ đạo tối cao, thay đổi qua các triều.
Phạm vi, yêu cầu kỹ thuật	Kiến trúc phù hợp văn hóa, địa hình; đủ chức năng sinh hoạt, làm việc, lễ nghi.
Giải phóng mặt bằng	Bồi thường thỏa đáng, chính sách di dân tái định cư hợp lý.
Tiến độ	Quản lý theo nhiều giai đoạn, thi công chủ yếu mùa nắng.
Nhân lực	Hơn ba vạn người, trả công rộng rãi, giờ làm linh hoạt theo thời tiết.
Chất lượng	Kiểm tra định kỳ; “chọn vật liệu cho tốt, làm cho vững bền… khó nhọc một lần mà được an nhàn mãi”.
Sức khỏe, môi trường	Y tế tại công trường; ba tháng một lần kiểm tra vệ sinh, chỉnh đốn.
Quản lý thay đổi	Mở rộng công trình, bổ sung chức năng qua các giai đoạn.
Khen thưởng	Thưởng theo công lao, mở yến tiệc ba ngày khi hoàn thành.
Chi phí và giá trị	Rất tốn kém nhưng bền vững hàng trăm năm, nay là di sản văn hóa thế giới.

Các mốc của quản lý dự án hiện đại

Năm	Sự kiện
1911	Frederick Taylor công bố Các nguyên tắc của khoa học quản lý.
1917	Henry Gantt phát triển biểu đồ Gantt.
1957	DuPont giới thiệu phương pháp đường găng (Critical Path).
1958–1962	Bộ Quốc phòng Hoa Kỳ áp dụng PERT và cấu trúc phân chia công việc WBS.
1986	Thuật ngữ SCRUM được dùng để đặt tên một kiểu quản lý linh hoạt.
1989	Quản lý giá trị làm được (EVM) được áp dụng; CCTA (Anh) phát triển PRINCE2.
1997	Eliyahu M. Goldratt giới thiệu quản lý dự án chuỗi găng (CCPM).
2001	Tuyên ngôn Agile với 4 giá trị và 12 nguyên tắc.
2012–2017	ISO 21500 (quản lý dự án), ISO 21504 (danh mục), ISO 21503 (chương trình).

Dự án và quản lý dự án

Muốn có nhận thức đúng đắn thì cốt lõi là ở chỗ “cách vật trí tri”: nghiên cứu để hiểu rõ lý tận cùng của sự vật.

— Sách Tứ Thư

DỰ ÁN

ISO 21500

Nỗ lực có thời hạn để đạt được một hoặc nhiều mục tiêu xác định.

PMI

Nỗ lực có thời hạn để tạo ra sản phẩm, dịch vụ hoặc kết quả duy nhất.

QUẢN LÝ DỰ ÁN

ISO 21502

Các hoạt động được điều phối để chỉ đạo và kiểm soát việc hoàn thành các mục tiêu được thỏa thuận.

PMI

Áp dụng kiến thức, kỹ năng, công cụ và kỹ thuật vào hoạt động dự án để đạt yêu cầu dự án.

Như vậy dự án có thời điểm bắt đầu, thời điểm kết thúc, mục tiêu cần đạt và kết quả đầu ra mang nét riêng.

Từ chiến lược đến lợi ích

Theo ISO 21500, dự án là phương tiện hiện thực hóa chiến lược của tổ chức:

Chiến lược: Nhận diện cơ hội.
Cơ hội: Đánh giá, lập báo cáo.
Đề án hiệu quả đầu tư: Phát triển cơ hội được chọn.
Dự án: Một hoặc nhiều dự án được phê duyệt.
Sản phẩm bàn giao: Kết quả thực hiện dự án.
Lợi ích: Hiện thực hóa, quay lại nuôi chiến lược.

Dự án được thực hiện qua ba nhóm quy trình: quy trình quản lý dự án (đặc thù của QLDA), quy trình quản lý sản phẩm bàn giao (thiết kế, chế tạo… thay đổi theo sản phẩm) và quy trình hỗ trợ (tài chính, kế toán, hậu cần).

5 nhóm quy trình và 10 nhóm chủ đề

5 nhóm quy trình (ISO 21500)

Chuẩn bị: Khởi động dự án/giai đoạn, xác định mục tiêu, trao quyền cho giám đốc dự án.
Lập kế hoạch: Kế hoạch chi tiết và kế hoạch chuẩn (baseline) để đo lường, kiểm soát.
Thực hiện: Tiến hành các hoạt động QLDA, hỗ trợ tạo sản phẩm theo kế hoạch.
Kiểm soát: Theo dõi, đo lường so với kế hoạch; hành động khắc phục, phòng ngừa.
Kết thúc: Xác nhận hoàn thành, rút bài học kinh nghiệm.

Một dự án hoặc giai đoạn bắt đầu bằng nhóm chuẩn bị và kết thúc bằng nhóm kết thúc; nhóm kiểm soát tương tác với tất cả các nhóm còn lại.

10 nhóm chủ đề

Tích hợp

Kết hợp, điều phối, kiểm soát, kết thúc các hoạt động.

Bên liên quan

Nhận diện, quản lý người/tổ chức tác động hoặc chịu tác động.

Phạm vi

Xác định công việc và sản phẩm bàn giao.

Nguồn lực

Nhân lực, thiết bị, vật tư, hạ tầng, công cụ.

Tiến độ

Lập tiến độ, theo dõi, kiểm soát.

Chi phí

Ngân sách, theo dõi, kiểm soát chi phí.

Rủi ro

Nhận diện, quản lý nguy cơ và cơ hội.

Chất lượng

Hoạch định, bảo đảm và kiểm soát chất lượng.

Nhà thầu

Mua sắm và quản lý quan hệ nhà thầu.

Truyền thông

Lập kế hoạch, quản lý, phân phối thông tin.

Mỗi nhóm quy trình giao với mỗi nhóm chủ đề thành các quy trình cụ thể, được mô tả chi tiết trong ISO 21500. Việc vận dụng tùy thuộc tính chất dự án và phương pháp luận được chọn.

Khởi tạo công tác quản lý dự án

Quản lý dự án, hiểu khái quát, là lập kế hoạch, giao việc, theo dõi và kiểm soát mọi phương diện của dự án để đạt mục tiêu về tiến độ, chi phí, chất lượng, phạm vi và lợi ích. Quá trình này bắt đầu từ đề án hiệu quả đầu tư dự án, xác định mục đích, mục tiêu, phạm vi, thời hạn và giới hạn ngân sách.

Hình 7.12. Tổng quan các bước và phương pháp cơ bản khởi tạo quản lý dự án.

Đề án hiệu quả đầu tư định hình cơ cấu tổ chức OBS và giúp chọn phương pháp luận phù hợp (Bài 8, Bài 10).
Từ phương pháp luận, xác định các quy trình QLDA cần áp dụng.
Phân rã dự án thành phần nhỏ: WBS (truyền thống) hoặc chủ đề – sử thi – câu chuyện (linh hoạt).
Dùng Gantt, PERT, đường găng hoặc Scrum để xây dựng kế hoạch phạm vi, tiến độ, chi phí.

Áp dụng vào dự án của bạn

DỰ ÁN CỦA BẠN ĐÃ CÓ ĐỦ “GIẤY KHAI SINH” CHƯA?

☐ Có đề án hiệu quả đầu tư nêu rõ mục đích, mục tiêu, phạm vi, thời hạn, giới hạn ngân sách.

☐ Biết dự án phục vụ mục tiêu chiến lược nào và lợi ích được đo thế nào.

☐ Có cơ cấu tổ chức (OBS) và phương pháp luận được lựa chọn rõ ràng.

☐ Có WBS hoặc backlog phân rã công việc đến mức giao được việc.

☐ Có kế hoạch chuẩn (baseline) để so sánh khi kiểm soát.

Câu hỏi suy ngẫm

DÀNH CHO CÁ NHÂN HOẶC THẢO LUẬN NHÓM

1. Dự án bạn đang làm xuất phát từ mục tiêu chiến lược nào của tổ chức? Lợi ích cuối cùng được đo bằng gì?

2. Trong 10 nhóm chủ đề, nhóm nào tổ chức bạn đang làm tốt, nhóm nào thường bị xem nhẹ?

3. Nếu áp dụng “cách vật trí tri” vào một vấn đề dự án đang gặp, bạn cần tìm hiểu thêm những gì?

Kiểm tra nhanh

Câu 1. Theo ISO 21500, nhóm quy trình nào tương tác với tất cả các nhóm quy trình khác?

Chuẩn bị
Lập kế hoạch
Kiểm soát
Kết thúc

Câu 2. Quá trình quản lý dự án bắt đầu từ tài liệu nào?

Hợp đồng EPC
Đề án hiệu quả đầu tư dự án
Báo cáo tháng
Biên bản nghiệm thu

Câu 3. Việc vua Gia Long cấp đất công và cho dân Phú Xuân vay 1.000 quan để di dời tương ứng với lĩnh vực nào?

Quản lý chất lượng
Bồi thường giải phóng mặt bằng, tái định cư
Quản lý rủi ro
Quản lý truyền thông

Câu 4. Trong quản lý dự án linh hoạt, dự án thường được phân rã thành:

WBS và gói công việc
Chủ đề, sử thi, câu chuyện
Hợp đồng và gói thầu
Giai đoạn FEED

Đáp án và giải thích

Câu 1: C. Nhóm quy trình kiểm soát theo dõi, đo lường và điều chỉnh, nên tương tác với từng nhóm quy trình khác.

Câu 2: B. Đề án hiệu quả đầu tư xác định mục đích, mục tiêu, phạm vi, thời hạn và ngân sách, làm cơ sở cho OBS và phương pháp luận.

Câu 3: B. Đây là chính sách bồi thường và di dân tái định cư.

Câu 4: B. Agile phân rã theo Theme → Epic → Story → Task, thay cho WBS truyền thống.

Ghi nhớ

NHỮNG ĐIỀU CỐT LÕI CỦA BÀI

• Người xưa đã quản lý công trình có hệ thống: Kinh thành Huế (1805–1832) thể hiện mục tiêu, lãnh đạo, phạm vi, GPMB, tiến độ theo giai đoạn, nhân lực, chất lượng, sức khỏe – môi trường, thay đổi, khen thưởng.

• Dự án là nỗ lực có thời hạn để đạt một hoặc nhiều mục tiêu xác định (ISO 21500), tạo ra sản phẩm, dịch vụ hoặc kết quả duy nhất (PMI).

• Chuỗi giá trị: chiến lược → cơ hội → đề án hiệu quả đầu tư → dự án → sản phẩm bàn giao → lợi ích → chiến lược.

• 5 nhóm quy trình: chuẩn bị, lập kế hoạch, thực hiện, kiểm soát, kết thúc. 10 nhóm chủ đề: tích hợp, bên liên quan, phạm vi, nguồn lực, tiến độ, chi phí, rủi ro, chất lượng, nhà thầu, truyền thông.

• Khởi tạo QLDA: đề án hiệu quả đầu tư → cơ cấu tổ chức (OBS) và phương pháp luận → phân rã công việc (WBS hoặc Theme/Epic/Story) → công cụ lập kế hoạch (Gantt, PERT, đường găng, Scrum).