PHẦN 3 · MÔI TRƯỜNG VĂN HÓA

Bài 4. Các yếu tố hình thành văn hóa quản lý dự án

Thời lượng đọc ≈ 15 phút   ·   Chương 4 sách “Quản lý dự án: Hiểu đúng & Làm thật”

Văn hóa của một tổ chức là bản sắc cốt lõi của nó.

 

MỤC TIÊU BÀI HỌC Sau bài này, bạn có thể: •     Hiểu văn hóa theo định nghĩa của UNESCO và vận dụng vào tổ chức quản lý dự án. •     Trình bày sáu trụ cột hình thành văn hóa quản lý dự án. •     Đối chiếu giá trị cá nhân với giá trị dự án trước khi tham gia hoặc tuyển chọn. •     Giải thích vì sao tổ chức học hỏi cần tầm nhìn chung, trao đổi cởi mở và cam kết từ lãnh đạo đến nhân viên.

 

Hai dự án có cùng quy trình, cùng công cụ vẫn có thể cho kết quả rất khác nhau. Khác biệt thường nằm ở văn hóa: cách con người trong tổ chức nghĩ, nói, làm và đối xử với nhau.

Văn hóa là gì?

ĐỊNH NGHĨA CỦA UNESCO Văn hóa là tập hợp các đặc trưng tiêu biểu về tinh thần, vật chất, tri thức và xúc cảm của xã hội hoặc một nhóm người; không chỉ gồm văn học, nghệ thuật mà còn cả phong cách sống, phương thức chung sống, hệ giá trị, truyền thống và niềm tin.

 

Hiểu đơn giản, văn hóa là hệ thống các giá trị vật chất và tinh thần do con người sáng tạo, tích lũy trong hoạt động thực tiễn, qua tương tác với môi trường tự nhiên và xã hội.

Sáu trụ cột của văn hóa quản lý dự án

KIM CHỈ NAM Giá trị, mục đích Định hình văn hóa.	DẪN DẮT Phẩm chất lãnh đạo, cung cách quản trị Lãnh đạo thế nào, văn hóa thế ấy.	SOI ĐƯỜNG Đạo đức nghề nghiệp Chỉ lối cho hành vi, ứng xử.
THÚC ĐẨY Phát triển và sử dụng tài năng Tạo văn hóa gắn kết, trung thành.	ĐỊNH HƯỚNG Phương pháp luận QLDA Quy định cách hoạt động, điều hành.	BỀN VỮNG Học hỏi, đổi mới Biến tổ chức thành môi trường học hỏi.

 

1. Giá trị, mục đích

Giá trị dự án là lợi ích và hiệu quả dự án mang lại cho các bên liên quan: tăng doanh thu, tiết kiệm chi phí, nâng cao chất lượng dịch vụ, đóng góp phát triển bền vững, củng cố vị thế đất nước… Giá trị này cần được xác định, truyền thông rõ ràng và được mọi thành viên thấu hiểu.

Mỗi người cũng mang vào dự án niềm tin và giá trị của riêng mình. Vì vậy, trước khi tham gia dự án quan trọng, hãy tự hỏi:

• Lý tưởng, mục đích của tôi là gì: thu nhập, địa vị, hay cơ hội cống hiến, phụng sự?
• Mục đích, sứ mệnh của dự án có phù hợp với chí hướng đó không?

 

Giá trị giao thoa Ta tìm thấy động lực, nhiệt huyết và hạnh phúc trên con đường làm dự án.

Giá trị xung đột Ta mang năng lượng tiêu cực vào dự án qua hành vi, quyết định đầy định kiến hay tư lợi.

 

Về phía tổ chức, cũng cần xem xét giá trị, mục tiêu cá nhân của ứng viên có phù hợp với giá trị chung trước khi tuyển chọn.

2. Phẩm chất lãnh đạo, cách thức quản trị

Đức mỏng mà ngôi cao, trí nhỏ mà lo việc lớn, sức yếu mà gánh việc nặng, ít khi thấy thành công. Lại còn nguy hiểm cho mình và cho người là khác.

— Nguyễn Duy Cần, Dịch học nhập môn

Khi thành lập tổ chức quản lý dự án, việc đầu tiên là tìm đúng người cho vị trí chủ chốt: giám đốc dự án (dự án đơn giản) hoặc ban giám đốc (dự án lớn, phức tạp). Họ dẫn dắt văn hóa bằng phẩm chất, niềm tin, tư duy và hành vi của mình.

3. Đạo đức nghề nghiệp

Ở nhiều dự án thành công, tinh thần trách nhiệm, tôn trọng, công tâm và chính trực của lãnh đạo là hạt nhân quy tụ sự đồng lòng. Tổ chức cần:

• Ban hành chuẩn mực, quy tắc đạo đức nghề nghiệp; mọi người từ lãnh đạo đến nhân viên cam kết tuân thủ.
• Có biện pháp theo dõi, chế tài để tạo ý thức thường trực về nghĩa vụ đạo đức.

 

4. Phát triển và sử dụng tài năng

Cất người hiền, dùng người tài, không kể ngày giờ nào mà việc đều lợi… Thiên thời không bằng địa lợi, địa lợi không bằng nhân hòa.

— Trần Hưng Đạo, Binh thư yếu lược

Chiến lược dùng người quyết định môi trường có gắn kết hay không, niềm tin có đặt đúng chỗ không. Muốn thu hút và phát huy nhân tài, cần môi trường tôn trọng và thấu cảm; khi nhân tài gắn bó, họ lại củng cố văn hóa đó.

5. Phương pháp luận quản lý dự án lựa chọn

Phương pháp luận là hệ thống nguyên tắc, tập quán, quy trình, phương pháp dùng để quản lý dự án. Nó định hình cách tổ chức điều hành, cách giải quyết công việc và ứng xử với vấn đề phát sinh. (Chi tiết ở Bài 8.)

6. Học hỏi, đổi mới

Mỗi dự án, mỗi giai đoạn đều có thách thức và cơ hội mới, không phải lúc nào cũng có công thức sẵn. Tổ chức cần cơ chế thúc đẩy học hỏi, đúc kết bài học từ giai đoạn này sang giai đoạn khác, từ dự án này sang dự án khác.

Nếu mỗi người làm theo sở thích riêng, hoặc chỉ làm theo mệnh lệnh và thứ bậc, sẽ không có văn hóa học hỏi. Tổ chức học hỏi cần: tầm nhìn chung, trao đổi cởi mở, minh bạch thông tin, thống nhất giải pháp, và cam kết thực thi từ lãnh đạo đến nhân viên.

 

ĐIỀU CẦN GHI NHỚ Sáu trụ cột có quan hệ nhân quả và tác động qua lại. Nhưng phẩm chất của người lãnh đạo dự án, hành vi ứng xử và sự nêu gương của họ có ý nghĩa quyết định đến “loại” văn hóa được hình thành trong tổ chức.

 

Áp dụng vào dự án của bạn

KIỂM TRA NHANH SÁU TRỤ CỘT ☐  Giá trị, mục đích của dự án được viết ra và mọi thành viên có thể nhắc lại. ☐  Lãnh đạo dự án được chọn vì phẩm chất và năng lực phù hợp loại dự án. ☐  Có bộ chuẩn mực đạo đức nghề nghiệp đã ban hành và được ký cam kết. ☐  Có kế hoạch giữ chân và phát triển tài năng sau khi dự án kết thúc. ☐  Phương pháp luận QLDA được lựa chọn có chủ đích và áp dụng nhất quán. ☐  Bài học kinh nghiệm được đúc kết định kỳ, không chỉ khi dự án kết thúc.

 

Câu hỏi suy ngẫm

DÀNH CHO CÁ NHÂN HOẶC THẢO LUẬN NHÓM 1.    Giá trị, mục đích của dự án bạn đang làm đã được truyền thông rõ ràng tới mọi thành viên chưa? Bạn có thể nói lại nó trong một câu không? 2.    Lý tưởng cá nhân của bạn giao thoa hay xung đột với giá trị của dự án? Điều đó ảnh hưởng thế nào đến năng lượng làm việc của bạn? 3.    Trong sáu trụ cột, trụ cột nào đang yếu nhất ở tổ chức bạn?

 

Kiểm tra nhanh

Câu 1. Trụ cột nào được xem là “kim chỉ nam” định hình văn hóa dự án?

1. Phương pháp luận QLDA
2. Giá trị, mục đích của tổ chức
3. Phát triển tài năng
4. Học hỏi, đổi mới

Câu 2. Điều gì xảy ra khi giá trị cá nhân xung đột với giá trị của dự án?

1. Không ảnh hưởng gì nếu người đó giỏi chuyên môn
2. Người đó mang năng lượng tiêu cực vào dự án qua hành vi, quyết định
3. Dự án tự điều chỉnh theo người đó
4. Người đó sẽ làm việc chăm chỉ hơn

Câu 3. Theo bài, yếu tố có ý nghĩa quyết định đến “loại” văn hóa hình thành trong tổ chức là:

1. Quy trình ISO
2. Phần mềm quản lý dự án
3. Phẩm chất, hành vi và sự nêu gương của người lãnh đạo
4. Số lượng nhân sự

Đáp án và giải thích

Câu 1: B. Giá trị, mục đích là kim chỉ nam; lãnh đạo dẫn dắt; đạo đức soi đường; tài năng thúc đẩy gắn kết; phương pháp luận định hướng cách điều hành; học hỏi giúp phát triển bền vững.

Câu 2: B. Giá trị xung đột dẫn tới hành vi, quyết định đầy định kiến hoặc tư lợi, ảnh hưởng môi trường chung.

Câu 3: C. Sáu trụ cột tác động qua lại, nhưng lãnh đạo là yếu tố quyết định.

Ghi nhớ

NHỮNG ĐIỀU CỐT LÕI CỦA BÀI •     Văn hóa là hệ thống giá trị vật chất và tinh thần do con người sáng tạo, tích lũy qua thực tiễn; với tổ chức, đó là bản sắc cốt lõi. •     Sáu trụ cột: giá trị và mục đích; phẩm chất lãnh đạo và cung cách quản trị; đạo đức nghề nghiệp; phát triển và sử dụng tài năng; phương pháp luận QLDA; năng lực học hỏi và đổi mới. •     Khi giá trị cá nhân đồng hành với giá trị dự án, ta có động lực; khi xung đột, ta mang năng lượng tiêu cực vào dự án. •     Phẩm chất, hành vi và sự nêu gương của người lãnh đạo quyết định “loại” văn hóa được hình thành.