Ứng dụng công nghệ số quản lý và khai thác hiệu quả tri thức dự án
Tri thức thiết kế của dự án là những kiến thức, kinh nghiệm, nguyên tắc và phương pháp được sử dụng để lên các ý tưởng, xây dựng các giải pháp, phát triển và hoàn thiện một dự án. Nó bao gồm cả kiến thức chuyên môn liên quan đến lĩnh vực của dự án, cũng như kiến thức về quy trình thiết kế, tiêu chuẩn áp dụng, về phương pháp quản lý dự án và các yếu tố liên quan khác.
Tri thức thiết kế giúp trả lời các câu hỏi như: Thiết kế dành cho ai? Chức năng thiết kế là gì? Ai thực hiện thiết kế? Cách thức thực hiện thiết kế như thế nào? Tại sao thiết kế theo cách đó? Quá trình thiết kế được tiến triển như thế nào? Thiết kế được hoàn chỉnh, bổ sung, phê duyệt khi nào?…
Tri thức thiết kế dự án được tích lũy tăng dần qua các giai đoạn vòng đời dự án, tuy nhiên, thực tế thực hiện các dự án cho thấy chúng bị thất thoát phần nào khi chuyển tiếp qua từng giai đoạn dự án, như minh họa ở hình 1, hay khi có sự thay đổi các bên liên quan chính đến dự án như chủ đầu tư, nhà thầu hay các tài năng quản lý dự án.
Hình 1. Tri thức thiết kế được chuyển giao qua vòng đời dự án
Vì vậy, cần thiết phải có sự cộng tác chặt chẽ, minh bạch giữa các bên liên quan chính trong từng giai đoạn và xuyên suốt vòng đời dự án, để cùng xây dựng và quản lý sử dụng có các “kho lưu trữ” thông tin dự án.
Tổ chức Tiêu chuẩn quốc tế ISO có ban hành bộ tiêu chuẩn ISO 19650 [1] giới thiệu về Mô hình thông tin công trình (Building Information Modelling hay BIM), và định nghĩa BIM là sử dụng dạng thể hiện số hóa của tài sản công trình xây dựng, được dùng chung để tạo thuận lợi cho các quá trình thiết kế, xây dựng và vận hành nhằm tạo cơ sở tin cậy để ra các quyết định. Ứng dụng BIM giúp đạt được lợi ích thông qua việc có được tài liệu đặc tính kỹ thuật tốt hơn và chuyển giao vừa đủ lượng thông tin liên quan đến thiết kế, xây dựng và quản lý các công trình và cơ sở hạ tầng, nhờ sử dụng các công cụ công nghệ thích hợp.
Bộ tiêu chuẩn ISO 19650 mô tả và xác định về việc quản lý thông tin qua toàn bộ vòng đời của một tài sản hình thành từ dự án, với các mối liên kết chặt chẽ giữa các giải pháp áp dụng cho quản lý dự án, quản lý tài sản và quản lý tổ chức, như trình bày tại hình 2.
Hình 2. Quản lý thông tin đặt trong các bối cảnh quản lý rộng hơn [1]
Trong đó, AIM (Asset Information Model) là Mô hình thông tin tài sản; PIM (Project Information Model) là Mô hình thông tin dự án; A: Bắt đầu giai đoạn thực hiện – chuyển giao thông tin liên quan từ AIM sang PIM; B: Phát triển dần mô hình dự định thiết kế thành mô hình ảo công trình; C: Kết thúc giai đoạn thực hiện – chuyển giao thông tin liên quan từ PIM sang AIM.
Thực hiện theo bộ tiêu chuẩn ISO 19650 đòi hỏi có sự cộng tác chặt chẽ giữa các tổ chức và cá nhân liên quan đến quản lý thực hiện dự án và/ hoặc quản lý tài sản, với trình tự các đầu vào, đầu ra như trình bày tại hình 3.
Hình 3. Các mối quan hệ giữa các yêu cầu thông tin và các mô hình thông tin [1]
Hình 3 mô tả ba con đường riêng đi qua mô hình BIM theo ISO 19650, đó là: 1) Thực hiện dự án mà không xem xét đến các yêu cầu thông tin quản lý tài sản (PIR-EIR-PIM); 2) Quản lý tài sản mà không xem xét đến các yêu cầu thông tin thực hiện dự án (OIR-AIR-AIM); 3) Kết hợp quản lý thực hiện dự án và quản lý tài sản (OIR-AIR-EIR-PIM-AIM và PIR-EIR-PIM AIM).
Hiện nay, mô hình BIM được áp dụng tương đối phổ biến ở các dự án. Ngoài ra, nhiều tổ chức khác trên thế giới cũng giới thiệu và đưa vào áp dụng nhiều loại mô hình thông tin dự án, mô hình thông tin nhà máy, phục vụ cho các loại hình dự án khác nhau.
Tổ chức quản lý dự án cần xem xét lựa chọn mô hình phù hợp để quyết định áp dụng cho dự án ngay từ giai đoạn đầu, đồng thời đề ra các nguyên tắc, các yêu cầu để các bên liên quan chính cùng cộng tác thực hiện.
Ứng dụng AI nâng cao năng lực ra quyết định và quản lý dự án
Sau khi một chatbot GenAI (trí tuệ nhân tạo tạo sinh) ra mắt vào tháng 12 năm 2022, chỉ trong vòng hai tháng số người dùng đã đạt mốc 100 triệu, nhanh hơn bất kỳ ứng dụng nào trong lịch sử. Kể từ đó, hàng loạt các ứng dụng GenAI (hay Generative AI) khác đã được phát triển, ứng dụng khắp mọi lĩnh vực đời sống và hoạt động của con người. Không ngừng lại ở GenAI, trí tuệ nhân tạo đang từng bước phát triển thành những hệ thống tự chủ, có khả năng nhận thức và ra quyết định mà không cần sự can thiệp của con người. Đây chính là bước tiến của Agentic AI (AI tự chủ), một xu hướng được cho là sẽ định hình tương lai của các tổ chức và doanh nghiệp.
Hình 4. So sánh các đặc điểm cơ bản của các AI hiện nay
Ứng dụng trí tuệ nhân tạo (AI) đã và đang thâm nhập vào nhiều lĩnh vực quản lý dự án, chẳng hạn như:
- Xây dựng các mục tiêu dự án: AI hỗ trợ phân tích dữ liệu, mô phỏng các kịch bản phát triển dự án;
- Lập kế hoạch và tiến độ: AI hỗ trợ tạo biểu đồ Gantt, đường găng, phân tích tiến độ và ước tính thời gian, cảnh báo khi các mốc tiến độ bị sai lệch;
- Quản lý rủi ro: AI phân tích xu hướng, tác động của rủi ro, đề xuất hành động ứng phó, tích hợp AI với bảng trực quan (dashboard) để theo dõi tự động các rủi ro;
- Quản lý nguồn nhân lực: AI tối ưu hóa phân bổ theo năng lực và thời gian khả dụng làm việc;
- Quản lý chi phí: AI dự đoán biến động chi phí, kiểm soát vượt hạn mức;
- Quản lý báo cáo & dữ liệu: AI tạo báo cáo tự động, tóm tắt nội dun, hỗ trợ xử lý thông tin;
- Giao tiếp & phối hợp: Chatbot AI, xử lý email, tóm tắt nội dung cuộc họp, gợi ý hành động;
- Quản lý hợp đồng: AI tóm tắt hợp đồng, trích xuất thông tin, cảnh báo;
- Giám sát & kiểm tra: AI phân tích ảnh/quét hiện trường, so khớp tiến độ.
Tổ chức quản lý dự án triển khai ứng dụng AI có thể đem lại các lợi ích như: nâng cao năng lực phân tích và ra quyết định, tối ưu hóa sử dụng nguồn lực, tăng hiệu suất quản lý dự án, phát hiện sớm các rủi ro và cảnh báo sớm.
Tổ chức cần xem xét kỹ về năng lực nhân sự (đội ngũ AI), hạ tầng thiết bị, hạ tầng dữ liệu, hệ thống phương pháp, quy trình quản lý dự án, mức ngân sách cho phép …, để quyết định kế hoạch triển khai AI trong tổ chức.
Tổ chức quản lý dự án cũng cần thiết lập khung đạo đức và kiểm soát AI; các trách nhiệm giải trình. Đặc biệt lưu ý là không nên sử dụng AI khi không lường được các vấn đề đạo đức; hoặc không dùng các mô hình dữ liệu mà bị hạn chế sử dụng (dữ liệu bí mật, nhạy cảm …) để huấn luyện AI; hoặc không sử dụng AI khi việc sử dụng các kỹ thuật truyền thống là thích hợp hơn; hoặc không xem xét đến các rủi ro của các bên liên quan, chẳng hạn như bên thứ ba cung cấp dữ liệu hay bên cấp công nghệ trí tuệ nhân tạo.
Trích từ sách “Quản lý dự án: Hiểu đúng & Làm thật”
Tài liệu tham khảo:
- Standard ISO 19650:2018. Organization and digitization of information about buildings and civil engineering works, including building information modelling (BIM) — Information management using building information modelling.