***
Hễ biết phòng bị trước sự nguy sẽ đến bất ngờ, thì khiến cho mình luôn được yên ổn, bình an;
Nếu có lòng khinh thường, thì khiến cho dễ bị nghiêng đổ.
Kinh Dịch
***
Sách Binh thư yếu lược có nêu về việc phòng bị như sau: “Phàm việc chưa nghĩ đến được thì lòng hẳn sợ, lòng sợ thì thảng thốt không tính toán được, đó là điềm thua. Cho nên phải tính địch đánh úp thì lấy gì mà ứng, địch xông lại thì lấy gì mà chống, địch cắt đôi thì phân làm sao, bốn mặt địch lại thì đánh làm sao. Phàm những việc khó khăn gian hiểm thì dự trù mà phân bố, cần có phép nhất định và tính cả phép không nhất định, rồi sau lòng mới yên khí mới định, xảy gặp chuyện thì không sợ, trong bước lụy mà không nguy. Người xưa làm việc quân, qua sự hiểm vượt sự khó, làm yên không lo, nếu không có mưu trí kỳ dị, lo nghĩ trong chỗ không ngờ, đặt phép trong chỗ không phòng, địch lớn không sợ, địch nhỏ không khinh, kế hoạch chu đáo không dám cậy mà phải làm chu đáo hơn thì làm thế nào được!”.
Người xưa là bậc thầy trong áp dụng thuật phòng bị, không chỉ trong việc binh mà cả trong thời bình, trong cuộc sống với lời căn dặn phải biết lo lúc sự việc chưa hiện ra mà ngăn ngừa trước: Muốn yên ổn thì không nên quên nguy cơ; trong phúc đã có họa ẩn nấp và trong họa đã có mầm mống của phúc; trong thịnh đã có dấu hiệu của suy và trong suy đã có cơ hội để trở lại thịnh; trong cơ hội đã tiềm ẩn nguy hiểm và trong nguy hiểm đã có hạt giống của cơ hội…
Làm dự án, chúng ta cũng cần phải phòng bị (quản lý rủi ro) ngay từ giai đoạn đầu lên ý tưởng, lựa chọn dự án cho đến giai đoạn hoàn thành và đưa dự án vào khai thác sử dụng chính thức; biết phán đoán và dự tính các sự kiện hay tình huống không chắc chắn mà khi xảy ra sẽ có tác động tiêu cực hoặc tích cực tới các mục tiêu của dự án.
Rủi ro đến từ việc không có sự hiểu biết đúng
Làm dự án nhưng nếu chúng ta không hiểu đúng về dự án, về bản chất của công tác quản lý dự án, về các kiến thức, kỹ năng và phẩm chất cần thiết; và nếu chúng ta không làm thật, mà làm hời hợt, nóng vội hay làm với sự quan liêu, vô cảm, thì đó là những nguồn rủi ro gây tác hại lớn đến các mục tiêu của dự án.
Làm dự án nhưng nếu chúng ta vẫn để các định kiến và tư duy cái tôi vị kỷ chi phối, ảnh hưởng đến các quyết định, các lựa chọn của bản thân, thì đó cũng là nguồn rủi ro gây tác động tiêu cực đến các mục tiêu của dự án.
Làm dự án nhưng nếu chúng ta không nhìn thấy sự biến chuyển của dự án với các điều kiện môi trường cả bên trong và bên ngoài thay đổi, không nhìn thấy mối quan hệ tương thuộc với các bên liên quan khác nhau, thì đó cũng là nguồn rủi ro gây chệch hướng các mục tiêu của dự án.
Chúng ta nhận thức rõ rằng quản lý rủi ro là quá trình thường xuyên, có tính toàn diện và xuyên suốt qua vòng đời của dự án. Tương ứng với mỗi giai đoạn dự án sẽ có các nghiên cứu, đánh giá và quản lý rủi ro phù hợp, nhằm nhận diện, phân tích, đánh giá các tác động rủi ro và chủ động thực hiện các kế hoạch ứng phó, theo dõi và kiểm soát rủi ro.
Thực tế là ở rất nhiều dự án, quản lý rủi ro dự án chưa được chú trọng đúng mức, đặc biệt là rủi ro liên quan đến tài năng dự án, rủi ro liên quan đến nguồn lực (chi phí) và rủi ro liên quan đến lựa chọn nhà thầu:
+ Các rủi ro liên quan đến quản lý tài năng dự án và các hành vi tiêu cực hay không phù hợp trong quản lý dự án không được nhận diện đầy đủ và phân tích, đánh giá để có các giải pháp quản lý phù hợp.
+ Các rủi ro liên quan đến chi phí dự án chưa được đánh giá định lượng. Nhiều tổ chức chỉ đơn giản ấn định tỷ lệ chi phí dự phòng 10% chung cho các dự án khi lập tổng mức đầu tư hoặc tổng dự toán và xem đó là quản lý rủi ro. Việc ấn định tỷ lệ cố định này không thể hiện đúng thực chất công tác quản lý rủi ro, dẫn đến nhiều trường hợp phải điều chỉnh tổng mức đầu tư của dự án.
+ Cách thức lựa chọn và áp dụng hình thức hợp đồng để ứng phó rủi ro cũng chưa được chú trọng. Nhiều hợp đồng được trao cho các nhà thầu không có năng lực, kinh nghiệm quản lý các rủi ro liên quan đến việc thực hiện hợp đồng đó. Hoặc cách lựa chọn và ứng xử với từng loại hợp đồng chưa phù hợp với thông lệ quốc tế. Chẳng hạn, khi chủ đầu tư chọn loại hình thức hợp đồng tổng thầu EPC (giá trọn gói) là nhằm mục đích chuyển giao rủi ro từ chủ đầu tư sang nhà tổng thầu, tức là chủ đầu tư đã phải chấp nhận tổng thầu có đưa chi phí dự phòng rủi ro vào các hạng mục giá trong giá chào trên cơ sở tổng thầu “lời ăn, lỗ chịu”. Tuy nhiên, ở một số công trình, tổng thầu bị “đòi lại” chi phí rủi ro nếu không sử dụng hết; hay ngược lại, có trường hợp tổng thầu đề nghị chủ đầu tư bù đắp thêm chi phí do biến động giá vật tư trong khi trong giá hợp đồng trọn gói đã bao gồm chi phí dự phòng rủi ro.
Để chủ động và quản lý tốt rủi ro dự án, chúng ta cần làm rõ chiến lược và văn hóa rủi ro của tổ chức, chúng ta cần kiến tạo bộ phận quản lý rủi ro với các nhân sự phù hợp. Và có một nguyên tắc mà chúng ta cần nhớ: quản lý rủi ro không chỉ là giảm thiểu rủi ro mà là còn tìm cách tạo giá trị từ nó.
Quản lý rủi ro và nuôi dưỡng tài năng quản lý dự án
Các tài năng quản lý dự án có vai trò quan trọng, đóng góp vào sự thành công của các dự án. Nhưng chính họ cũng lại có thể là các nguồn rủi ro mang tính tiêu cực, khi họ rời (hoặc buộc phải rời) dự án ở các giai đoạn mà tổ chức, dự án rất cần năng lực và trí tuệ của họ, hoặc khi mà họ có các hành vi tiêu cực, vi phạm các chuẩn mực đạo đức, hay nghiêm trọng hơn là hành vi vi phạm pháp luật.
Đối với các rủi ro mất tài năng quản lý dự án, các tổ chức, doanh nghiệp cần có các chính sách và giải pháp giữ chân, nuôi dưỡng tài năng như ban hành lộ trình phát triển nghề nghiệp, có chế độ thu nhập tương xứng, tạo cơ hội cho họ học hỏi phát triển và đóng góp vào thực thi sứ mệnh của tổ chức, doanh nghiệp, tham gia vào các hoạt động khác trong hệ sinh thái của tổ chức, doanh nghiệp như hoạt động củng cố văn hóa, đổi mới sáng tạo, nghiên cứu phát triển, quản lý tri thức tổ chức, huấn luyện và cố vấn nghề nghiệp.
Các tổ chức, doanh nghiệp cũng có thể xem xét phương án chấp nhận rủi ro mất tài năng quản lý dự án bằng các chính sách tuyển dụng linh hoạt và đào tạo phát triển lực lượng kế cận dự phòng.
Đối với các rủi ro do các cá nhân có các hành vi tiêu cực, vi phạm các chuẩn mực đạo đức, tổ chức, doanh nghiệp có thể gánh chịu các thiệt hại, thất thoát hoặc tổn thất giá trị hoặc danh tiếng bị ảnh hưởng xấu. Và đặc biệt nghiêm trọng nếu các cá nhân có hành vi vi phạm pháp luật. Đó chính là thứ “giặc nội xâm” trong tổ chức, doanh nghiệp.
Theo Chủ tịch Hồ Chí Minh: “Giặc nội xâm chính là “giặc ở trong lòng”, là tham ô, lãng phí, quan liêu. Giặc nội xâm ở bên trong mỗi con người, mỗi cơ quan đoàn thể. Giặc nội xâm đầu tiên là tham ô. Với cán bộ, tham ô là ăn cắp, ăn bớt của công làm của tư, đục khoét của nhân dân, tiêu ít mà khai nhiều; lợi dụng của chung, của Chính phủ làm quỹ riêng cho địa phương mình, đơn vị mình.
Giặc nội xâm nguy hại hơn là lãng phí. Lãng phí thể hiện dưới nhiều dạng, như: Lãng phí sức lao động do không khéo sắp xếp, tổ chức; lãng phí thì giờ do họp hành kéo dài liên miên nói rất nhiều, thông tin ít, kết quả ít, “thùng rỗng kêu to”; lãng phí tiền của do cơ quan dùng vật liệu một cách phí phạm, các xí nghiệp dùng máy móc và nguyên liệu không hợp lý, không tiết kiệm xăng dầu, người giữ kho, giữ tiền để thất thoát, để hàng hóa hao hụt, lỗ vốn, ngân hàng không khéo sử dụng tiền bạc, để cho tiền bạc ứ đọng lại, không lưu thông được, cơ quan kinh tế lập kế hoạch không thiết thực, không sát với hoàn cảnh, gây lỗ vốn…
Xét cho cùng, sở dĩ có nạn tham ô, lãng phí là vì có bệnh quan liêu. Ðây là căn bệnh trong gan, trong tim ở nơi bàn giấy, nơi sự vụ. Nó rất khó nhận diện, nên rất khó chữa. Ðối với công việc, những người quan liêu hay “trọng hình thức mà không xem xét khắp mọi mặt, không vào sâu vấn đề. Chỉ biết khai hội, viết chỉ thị, xem báo cáo trên giấy, chứ không kiểm tra đến nơi đến chốn”. Những người mắc bệnh quan liêu “có mắt mà không thấy suốt, có tai mà không thấy thấu, có chế độ mà không giữ đúng, có kỷ luật mà không nắm vững. Kết quả là những người xấu, những cán bộ kém tha hồ tham ô, lãng phí”.
Để chống giặc nội xâm có kết quả, thì trước hết phải chú ý rèn luyện đội ngũ cán bộ, vì “có cán bộ tốt việc gì cũng xong”. Phải tăng cường phê bình và tự phê bình. Phải quản lí, kiểm tra, đôn đốc từ nhiều phía đối với cán bộ, từ cấp trên, từ đồng cấp, cho đến từ cấp dưới và đặc biệt là từ quần chúng nhân dân”.
Quan điểm của Chủ tịch Hồ Chí Minh về chống giặt nội xâm vẫn còn nguyên giá trị và soi rọi cho các tổ chức, doanh nghiệp có các kế hoạch, giải pháp ứng phó với các rủi ro do các hành vi tiêu cực như tham ô, lãng phí, quan liêu trong quản lý dự án, thông qua các giải pháp như:
+ Chú trọng phát triển và giữ chân tài năng quản lý dự án, bồi dưỡng họ cả về kiến thức chuyên môn, năng lực thực thi dự án và phẩm chất đạo đức, tạo thành lực lượng nòng cốt quản lý các dự án trong tổ chức, doanh nghiệp.
+ Ban hành bộ quy tắc chuẩn mực đạo đức nghề nghiệp và tất cả các nhân sự trong tổ chức ký kết để thể hiện sự cam kết tuân thủ. Các nhân sự chủ chốt thường xuyên soi rọi bản thân để xứng đáng là các tấm gương về chuẩn mực đạo đức.
+ Bồi dưỡng kiến thức về pháp luật, giúp nâng cao ý thức tuân thủ pháp luật, sống và làm dự án theo pháp luật.
+ Lồng ghép các nội dung tự phê bình và phê bình vào các cuộc họp định kỳ của dự án.
+ Áp dụng các cơ chế kiểm soát, giám sát và đặc biệt là có cơ chế để mọi người lên tiếng hoặc báo cáo khi phát hiện các hành vi lệch chuẩn.
…
Trích từ sách: “Quản lý dự án: Hiểu đúng & Làm thật”